Checklist voor het organiseren van (online) evenementen

Voor aanvang

Een beginnersfout die nogal eens gemaakt wordt bij het organiseren van evenementen is dat men direct overgaat tot de organisatie. NIET DOEN! Het is absolute noodzaak om te beginnen met het uiteenzetten van het idee voor je evenement en wat de aanleiding hiertoe was. Bepaal vervolgens de doelstellingen van het evenement zo specifiek mogelijk. De doelstellingen zijn leidend voor je evenement. Zo begin je je evenement met het opstellen van specifieke doelstellingen en eindigt je evenement met het evalueren van je doelstellingen. Onderzoek tevens de haalbaarheid van de doelstellingen en stel deze bij, mochten ze niet haalbaar zijn.

Vervolgens is het zaak om het budget voor het evenement vast te stellen. Wanneer dit duidelijk is kan het evenement meer vorm krijgen. Bepaal wat voor evenement het gaat zijn. Kies je voor een zakelijk event, live event of congres? Stel op basis van het type event een profiel samen van je doelgroep/gasten. Maak hierbij ook meteen een schatting van de grootte van de doelgroep.

Volg de onderstaande punten om vanuit de doelstellingen je evenement te gaan organiseren. Deze punten kun je zien als een evenement checklist.

Checklist evenement organiseren

• Formuleer je idee.
• Maak helder wat de aanleiding is voor het evenement.
• Onderzoek de haalbaarheid.
• Definieer duidelijk de doelstellingen van het evenement.
• Stel het budget vast.
• Wat voor evenement gaat het zijn (zakelijk, live event, congres of roadshow)?
• Benoem de aard of het karakter van het evenement.
• Stel een profiel samen van de doelgroep/gasten.

Samenstelling organisatieteam

Een succesvol evenement valt en staat met een goede organisatie. Deze begint met een goede samenstelling van het organisatieteam. Zorg dat het een divers team wordt, bestaande uit mensen van verschillende afdelingen. Zo creëer je een team dat bestaat uit personen met uiteenlopende kwaliteiten. Dit zal leiden tot diverse, unieke ideeën wat ten goede komt aan de kwaliteit van het evenement.

Stel één hoofdverantwoordelijke aan en één budgetverantwoordelijke. Geef daarna ieder teamlid een specifieke taak en definieer de taken expliciet, zodat iedereen precies weet wat zijn of haar taak is. Om de organisatie duidelijk en strak te laten verlopen is het noodzakelijk om strakke, maar haalbare deadlines op te stellen. Zorg dat de onderstaande punten nauwkeurig uitgewerkt worden om het organisatieteam zo goed mogelijk samen te stellen.

• Stel een team samen, bestaande uit mensen van verschillende afdelingen en leeftijden om een zo breed mogelijke input van kwaliteiten, ideeën etc. te krijgen.
• Wijs één hoofdverantwoordelijke aan.
• Stel de budgetverantwoordelijke aan.
• Geef ieder lid een taak en definieer deze goed zodat iedereen weet wie, welke taak heeft.
• Voor de leden van het team die bezoeken moeten brengen aan locatie, cateraar etc. dient een compensatie geregeld te worden.
• Maak duidelijke afspraken over de te volbrengen taken.
• Stel strakke, maar haalbare deadlines.

Intern organiseren of uitbesteden

Je kunt de organisatie van het event wel intern willen laten verzorgen, maar hier moet wel de knowhow en tijd beschikbaar voor zijn. Onderzoek of het haalbaar is om de organisatie van het evenement intern op te pakken of dat dit uitbesteed dient te worden. Mocht je het uit willen besteden, bekijk dan of dit budgettair haalbaar is. Ga de onderstaande punten bij langs om tot het besluit te komen om de organisatie intern op te pakken of uit te besteden.

• Ga na of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement zelf te organiseren. Mocht dit niet het geval zijn, besteed het dan uit aan een professionele evenementenorganisator.
• Ga na of het budgettair haalbaar is om de organisatie (of onderdelen hiervan) uit te besteden.
• Onderzoek of er intern genoeg kennis en ervaring is om het evenement zelf te organiseren.
• Bepaal of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kunnen dragen.
• Bepaal of je de efficiëntie kunt behalen door zelf de online deelnemersregistratie te doen.

Leveranciers inschakelen

Het grote voorbereidende werk zit erop en er kan al enige vorm gegeven worden aan het evenement. Het inschakelen van leveranciers is een zeer belangrijke schakel in het gehele organisatieproces. Verricht goed onderzoek naar de leveranciers voordat je ze inschakelt. Maak afspraken met diverse leveranciers voor oriënterende gesprekken. Mochten deze goed verlopen, vraag dan altijd offertes op zodat je aan het einde van de rit verschillende leveranciers met elkaar kunt vergelijken op basis van prijs-kwaliteitverhouding. Ben je eruit en wil je enkele leveranciers inschakelen, zorg dan altijd dat je een contract opstelt en de leveringsvoorwaarden goed doorneemt. Stel voor deze kostenpost een duidelijke begroting op. Neem in het proces van het inschakelen van leveranciers altijd goed de onderstaande punten door.

• Vraag referenties van leveranciers en check deze voordat ze worden ingeschakeld.
• Doe je research door beurzen te bezoeken, vakbladen te lezen en internet te gebruiken.
• Maak afspraken met leveranciers voor oriënterende gesprekken.
• Vraag diverse offertes aan en vergelijk deze.
• Stel een contract op en neem de leveringsvoorwaarden goed door.
• Stel een begroting op.

Draaiboek samenstellen

il je een succesvol evenement? Zorg dan dat je een gedetailleerd draaiboek hebt opgesteld. Deze moet bestaan uit alle onderstaande punten. Het draaiboek is een tot in de puntjes uitgewerkt naslagwerk waarin precies staat wie, wat, wanneer doet. Het draaiboek dient gedurende het proces voorafgaand en tijdens het evenement constant up-to-date gehouden te worden. Vergeet niet dat er een telefoonlijst aan het draaiboek toegevoegd moet worden. Zorg ervoor dat alle betrokkenen van het evenement in het bezit zijn van het draaiboek en dat er op locatie, gedurende het evenement, altijd enkele exemplaren liggen.

• Stel een overzichtelijk draaiboek samen waarin per kolom wordt opgenomen:
  • tijd
  • plaats
  • onderdeel
  • verantwoordelijke voor dat onderdeel/betrokken leverancier
  • bewaar ruimte voor eventuele aantekeningen
• Maak een telefoonlijst en zorg ervoor dat ieder teamlid deze heeft.
• Houd tenminste één operationele vergadering waarbij ieder teamlid en betrokken leverancier aanwezig is.

Lees meer over het samenstellen van een draaiboek >

Tijdens het evenement

Om het evenement goed te laten verlopen dien je gedurende het evenement enkele taken goed uit te zetten. Zorg dat één persoon de regie in handen heeft, één persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers en dat je gastheren/gastvrouwen hebt.
Als organisatie wil je graag interactie creëren met je publiek. De ultieme plek hiervoor is social media. Geef gedurende het event updates over het verloop van het event. Zo creëer je een interactief platform waarop jij in contact staat met je publiek en het publiek onderling met elkaar.

• Ieder teamlid moet in het bezit zijn van een draaiboek.
• Eén teamlid heeft de regie in handen.
• De regisseur moet bevoegd zijn om snel beslissingen te nemen. Het teamlid met deze functie is het best in staat om snel te schakelen in onvoorziene situaties.
• Stel één persoon aan die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
• Zorg voor gastheren/gastvrouwen.
• Zorg gedurende het evenement voor updates op social media over het verloop van het evenement.

Na afloop

Zo belangrijk als de voorbereiding,- en uitvoeringsfase van het evenement zijn, zo belangrijk is ook het proces van evalueren na afloop van het evenement. Het evenement ligt nog vers in het geheugen. Plan de evaluatie kort na het evenement om deze zo effectief mogelijk te laten zijn. Neem in de afronding van het evenement alle onderstaande punten mee.

• Geef een presentje als blijk van dank aan sprekers, artiesten, leveranciers etc.
• Geef of stuur de gasten een blijvende herinnering van het evenement (foto, goody bag, o.i.d.).
• Stel een persbericht op en stuur het naar redacties van verschillende media.
• Evalueer het evenement en werk waar nodig het draaiboek bij voor een volgende keer. Wacht hier niet te lang mee. Hoe verser het evenement nog in het geheugen ligt, des te beter zal de evaluatie zijn.
• Maak een financieel eindverslag.
• Maak een eindverslag van het evenement en vermeld deze in de nieuwsbrief.

Evalueren door te meten! Bereken je Return on Investment (ROI)!

Volgens Elling Hamso is het zinloos om een evenement te organiseren zonder een ‘Return on Investment-gedachte’. De ‘return’ moet op de lange termijn altijd winst opleveren, anders is het geen zakelijk evenement. Evalueren is meten! Bedenk en organiseer je evenement altijd vanuit een doelstelling en het behalen van dat doel. Zet dit uiteen in een financieel eindverslag. In het onderstaande filmpje zet Hamso in enkele minuten de belangrijkheid van ROI bij events en meetings uiteen.

Een perfect georganiseerd evenement met Bano

Is het intern niet haalbaar om je evenement zelf te organiseren? Bano is de evenementenorganisator die op een gestructureerde wijze jouw evenement tot een groot succes maakt. Wil je de complete organisatie uit handen geven of ben je benieuwd naar de mogelijkheden die wij bieden? Neem dan gerust contact met ons op zodat we een passende oplossing kunnen vinden voor jouw situatie.