Het perfecte, gedetailleerde draaiboek voor jouw online evenement
Je bent druk in de voorbereiding van je evenement. Er moet van alles geregeld worden en je...
Evenementenorganisatie is een ware zoektocht naar de juiste locatie voor het evenement, de aankleding van het evenement en alle andere facetten die bij het evenement komen kijken. Om organisatorisch geen belangrijke zaken over het hoofd te zien is het handig om een checklist te hebben. Op deze pagina vind je de complete checklist die je helpt bij het organiseren van jouw evenement.
Een beginnersfout die nogal eens gemaakt wordt bij het organiseren van evenementen is dat men direct overgaat tot de organisatie. NIET DOEN! Het is absolute noodzaak om te beginnen met het uiteenzetten van het idee voor je evenement en wat de aanleiding hiertoe was. Bepaal vervolgens de doelstellingen van het evenement zo specifiek mogelijk. De doelstellingen zijn leidend voor je evenement. Zo begin je je evenement met het opstellen van specifieke doelstellingen en eindigt je evenement met het evalueren van je doelstellingen. Onderzoek tevens de haalbaarheid van de doelstellingen en stel deze bij, mochten ze niet haalbaar zijn.
Vervolgens is het zaak om het budget voor het evenement vast te stellen. Wanneer dit duidelijk is kan het evenement meer vorm krijgen. Bepaal wat voor evenement het gaat zijn. Kies je voor een zakelijk event, live event of congres? Stel op basis van het type event een profiel samen van je doelgroep/gasten. Maak hierbij ook meteen een schatting van de grootte van de doelgroep.
Volg de onderstaande punten om vanuit de doelstellingen je evenement te gaan organiseren. Deze punten kun je zien als een evenement checklist.
Een succesvol evenement valt en staat met een goede organisatie. Deze begint met een goede samenstelling van het organisatieteam. Zorg dat het een divers team wordt, bestaande uit mensen van verschillende afdelingen. Zo creëer je een team dat bestaat uit personen met uiteenlopende kwaliteiten. Dit zal leiden tot diverse, unieke ideeën wat ten goede komt aan de kwaliteit van het evenement.
Stel één hoofdverantwoordelijke aan en één budgetverantwoordelijke. Geef daarna ieder teamlid een specifieke taak en definieer de taken expliciet, zodat iedereen precies weet wat zijn of haar taak is. Om de organisatie duidelijk en strak te laten verlopen is het noodzakelijk om strakke, maar haalbare deadlines op te stellen. Zorg dat de onderstaande punten nauwkeurig uitgewerkt worden om het organisatieteam zo goed mogelijk samen te stellen.
Je kunt de organisatie van het event wel intern willen laten verzorgen, maar hier moet wel de knowhow en tijd beschikbaar voor zijn. Onderzoek of het haalbaar is om de organisatie van het evenement intern op te pakken of dat dit uitbesteed dient te worden. Mocht je het uit willen besteden, bekijk dan of dit budgettair haalbaar is. Ga de onderstaande punten bij langs om tot het besluit te komen om de organisatie intern op te pakken of uit te besteden.
Het grote voorbereidende werk zit erop en er kan al enige vorm gegeven worden aan het evenement. Het inschakelen van leveranciers is een zeer belangrijke schakel in het gehele organisatieproces. Verricht goed onderzoek naar de leveranciers voordat je ze inschakelt. Maak afspraken met diverse leveranciers voor oriënterende gesprekken. Mochten deze goed verlopen, vraag dan altijd offertes op zodat je aan het einde van de rit verschillende leveranciers met elkaar kunt vergelijken op basis van prijs-kwaliteitverhouding. Ben je eruit en wil je enkele leveranciers inschakelen, zorg dan altijd dat je een contract opstelt en de leveringsvoorwaarden goed doorneemt. Stel voor deze kostenpost een duidelijke begroting op. Neem in het proces van het inschakelen van leveranciers altijd goed de onderstaande punten door.
il je een succesvol evenement? Zorg dan dat je een gedetailleerd draaiboek hebt opgesteld. Deze moet bestaan uit alle onderstaande punten. Het draaiboek is een tot in de puntjes uitgewerkt naslagwerk waarin precies staat wie, wat, wanneer doet. Het draaiboek dient gedurende het proces voorafgaand en tijdens het evenement constant up-to-date gehouden te worden. Vergeet niet dat er een telefoonlijst aan het draaiboek toegevoegd moet worden. Zorg ervoor dat alle betrokkenen van het evenement in het bezit zijn van het draaiboek en dat er op locatie, gedurende het evenement, altijd enkele exemplaren liggen.
Lees meer over het samenstellen van een draaiboek >
Om het evenement goed te laten verlopen dien je gedurende het evenement enkele taken goed uit te zetten. Zorg dat één persoon de regie in handen heeft, één persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers en dat je gastheren/gastvrouwen hebt.
Als organisatie wil je graag interactie creëren met je publiek. De ultieme plek hiervoor is social media. Geef gedurende het event updates over het verloop van het event. Zo creëer je een interactief platform waarop jij in contact staat met je publiek en het publiek onderling met elkaar.
Zo belangrijk als de voorbereiding,- en uitvoeringsfase van het evenement zijn, zo belangrijk is ook het proces van evalueren na afloop van het evenement. Het evenement ligt nog vers in het geheugen. Plan de evaluatie kort na het evenement om deze zo effectief mogelijk te laten zijn. Neem in de afronding van het evenement alle onderstaande punten mee.
Volgens Elling Hamso is het zinloos om een evenement te organiseren zonder een ‘Return on Investment-gedachte’. De ‘return’ moet op de lange termijn altijd winst opleveren, anders is het geen zakelijk evenement. Evalueren is meten! Bedenk en organiseer je evenement altijd vanuit een doelstelling en het behalen van dat doel. Zet dit uiteen in een financieel eindverslag. In het onderstaande filmpje zet Hamso in enkele minuten de belangrijkheid van ROI bij events en meetings uiteen.
Is het intern niet haalbaar om je evenement zelf te organiseren? Bano is de evenementenorganisator die op een gestructureerde wijze jouw evenement tot een groot succes maakt. Wil je de complete organisatie uit handen geven of ben je benieuwd naar de mogelijkheden die wij bieden? Neem dan gerust contact met ons op zodat we een passende oplossing kunnen vinden voor jouw situatie.
Erwin Balkema owner of Bano Can we also help you realize a successful event or exhibition participation online or hybrid? Bano Event Technology
Je bent druk in de voorbereiding van je evenement. Er moet van alles geregeld worden en je...
Evenementenorganisatie is een ware zoektocht naar de juiste locatie voor het evenement, de ...
Wie kiest voor een innovatief en aantrekkelijk standconcept kiest tegelijkertijd voor...