Waaruit bestaat een draaiboek?
Een draaiboek bevat drie hoofdstukken:
- Algemeen deel
- Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)
- Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen
1. Algemeen deel
Het algemene deel van het draaiboek bestaat uit de contactgegevens van alle medewerkers en leveranciers die betrokkenen zijn bij het evenement. Vermeld hierop de namen, adressen, contactpersonen en telefoonnummers. Zorg dat de lijst compleet is, zodat je in geval van calamiteiten direct contact op kunt nemen met desbetreffende personen.
Neem in het algemene deel ook het kernprogramma van het evenement op. Weergeef hier de belangrijke onderdelen met begin- en eindtijden en de plek waar deze plaats vinden.
2. Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)
Dit deel van het draaiboek is niets meer dan een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn voor je evenement. Zet hierin de volgende punten uiteen:
- Tijd
- Plaats
- Activiteit/programmaonderdeel
- Verantwoordelijk
- Opmerkingen/aantekeningen
Het programma van je evenement is de rode draad van je draaiboek. Zet alle feiten zo gedetailleerd mogelijk op een rij. Vergeet niet om ook de op- en afbouw van het evenement te vermelden. Je evenement valt of staat immers met een goed, gedetailleerd draaiboek; neem hier dus de tijd voor.
Maak per leverancier een eigen draaiboek. Neem hierin onder andere punten op als accommodatiebenodigdheden voor een locatie, plattegronden, aanleverroutes en openingstijden voor standbouwers, meubelleveranciers en AV-leveranciers etc.
3. Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen
Het draaiboek is bijna klaar. Deze sectie van het draaiboek wordt verwerkt in de bijlagen. Hierin neem je informatie op die extra is toegespitst op plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig met het opstellen van deze lijsten en houd deze lijsten up-to-date gedurende het voorbereidingsproces van het evenement.