Efficiënter vergaderen en presenteren dankzij technologie

Aan het tijdperk van ontbrekende adapters, niet-werkende USB-sticks, overbelaste WiFi-netwerken en defecte apparatuur is een einde gekomen. Dankzij de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren kan er veel efficiënter vergaderd worden en hoef je niet meer bang te zijn dat je presentatie in de soep loopt door technische nalatigheid. Maar welke technologieën maken het allemaal mogelijk om efficiënter te vergaderen en te presenteren? Daar geven wij je een antwoord op.

Weg met de USB-sticks! Op cloud gebaseerde technologie

De USB-stick! Jaren geleden vertrouwden wij al onze informatie toe aan de USB-stick. Tegenwoordig realiseren wij ons dat het wel erg risicovol is om al onze informatie op dat kleine stickje op te slaan. Ze zijn immers gemakkelijk kwijt te raken en kunnen snel gemanipuleerd worden, waardoor zij voor elke computer een gevaar zijn.
Gebruik in plaats van de USB-stick, op cloud gebaseerde techniek. Hiermee worden de gegevens op de computer en server continu door back-ups veiliggesteld. Je hoeft zelf niet meer handmatig je gegevens te kopiëren naar verschillende apparaten, aangezien je overal ter wereld kunt beschikken over je gegevens. Het enige dat je nodig hebt is een internetverbinding. Zo loop je met werken in de cloud nooit meer het risico je gegevens kwijt te raken.

Draadloze presentatie oplossingen

De tijd waarin we onze presentaties nog met behulp van een overhead projector vertoonden ligt ver achter ons. Inmiddels is iedereen gewend aan laptops, schermen en projectoren. Helaas is het gebruik niet altijd zo gemakkelijk als je in eerste instantie zou verwachten. In conferentiezalen, die gebaseerd zijn op bedrading, kan het vinden van de juiste kabel of adapter een tijdrovende bezigheid zijn. Laptops zijn voorzien van veel verschillende video-uitgangen (HDMI, VGA, DVI, Mini DisplayPort, enz.). Dit maakt het vaak lastig om snel van start te gaan.
Draadloze presentatie technologie biedt de perfecte oplossing. De huidige technieken maken het mogelijk om met één simpele druk op de knop een laptop aan te sluiten. Stel je voor hoeveel tijd en energie je kunt besparen. Barco Clickshare noemt zichzelf niet voor niets “The one click wonder”.

Visuele weergave- en AV-apparatuur

Het hebben van draadloze oplossingen is geweldig, echter kunnen presentatiesoftware en -hardware alleen maar optimaal werken met de juiste visuele apparatuur. Projectoren, 4K monitoren, elektronische whiteboards en interactieve displays kunnen gedachten en ideeën tot leven brengen. Voor teamactiviteiten is het scherm hét podium voor real-time, in-depth discussies. Mensen kunnen zich met elkaar verbinden, elkaar zien en de ontmoetingservaring verhogen, zonder tijds- en locatiebelemmeringen.

Unified Communications

Een andere mogelijkheid om efficiënter te vergaderen en te presenteren is middels het Unified Communications system.  Dit systeem staat voor de technische integratie van allerlei vormen van communicatie zoals e-mail, instant messaging, webconferenties, real-time samenwerking, ondersteuning van mobiele apparatuur en integratie van telefonie. Het aantal communicatiemiddelen – hardware en software – dat momenteel beschikbaar is, is verrassend. Door te investeren in een unified communicatiesysteem, kun je een centrale locatie voor tools op je netwerk creëren om overal toegankelijk te zijn. Dit maakt de communicatie gemakkelijker, zowel binnen als buiten de vergaderzaal.

Meeting Room Scheduling Software

Het kan moeilijk zijn om een productieve bijeenkomst te houden wanneer alle vergaderruimten in het gebouw zijn volgeboekt. Door het implementeren van vergaderplanning-software, zoals Teem, kun je ervoor zorgen dat dubbele boekingen tot het verleden behoren.

De vergaderzaal-software kan je daarnaast ook helpen bij het optimaliseren van je vergaderzalen. Als een grote ruimte met een projector regelmatig wordt geboekt door een kleinere groep mensen die nooit een projector gebruikt, of een kleine kamer zonder projector juist altijd wordt gebruikt door een grote groep die eigenlijk wel een projector nodig heeft, dan zou je bedrijf veel voordeel kunnen halen uit een pakket zoals Teem.

Hoe maak ik de juiste keuze?

Elke investering die je doet is uiteindelijk bedoeld voor de gebruikers. Het is dan ook belangrijk om ze in je besluitvormingsproces te betrekken. Iedereen wil de beste technologie beschikbaar hebben voor zijn team(s), om zo het vergaderproces positief te beïnvloeden. Maak de juiste overwegingen om ervoor te zorgen dat de technologie ook daadwerkelijk voor je gaat werken. Bano kan je hierin adviseren, met als resultaat efficiënter vergaderen.
Op basis van je wensen maken we een ontwerp waarbij we onze ideeën afstemmen op je budget. Indien nodig komen we ook graag bij je langs, om ons advies zo goed mogelijk af te stemmen op de ruimte(s) waarvoor je een oplossing zoekt. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

In contact komen met Bano om samen te kijken naar de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Contact
Erwin Balkema

Erwin Balkema

Erwin Balkema owner of Bano Can we also help you realize a successful event or exhibition participation online or hybrid? Bano Event Technology

Related Posts

Vijf tips voor het organiseren van een goed congres

Een congres is de ultieme plek voor het onderling uitwisselen van kennis en informatie. Om dit...

CONTINUE READING

Hoe ziet de technische productie voor evenementen eruit?

Hoe ziet de technische productie van een evenement eruit? Het is een vraag die iedere...

CONTINUE READING

Zelf een beurs organiseren

Je bent van plan om zelf een beurs te gaan organiseren. Een grote stap, aangezien het zelf...

CONTINUE READING