Hoe organiseer je een succesvol congres?

Wat houdt congresorganisatie in?

Een congres is niet hetzelfde als een succesvol congres! Wil je een succesvol congres organiseren, dan heb je een gedegen congresorganisatie nodig. Deze begint bij het ontwikkelen van een concept voor de eerste bijeenkomst en eindigt na de evaluatie van het congres. Zonder een goede congresorganisatie is het onmogelijk om een succesvol congres neer te zetten.

Begin op tijd!

Een congres organiseren is een tijdrovend proces. Iedereen is hiervan op de hoogte en tóch loopt het vaak op dit punt mis. Zeker wanneer je topsprekers uit wilt nodigen raden wij je aan om deze 6-8 maanden van tevoren te boeken. Start in ieder geval zo’n 5 maanden van tevoren met de voorbereidingen. Zorg dat je een duidelijke en haalbare doelstelling voor ogen hebt, bepaal je doelgroep en stel het budget vast. Verstuur uiterlijk 6-8 weken voor aanvang van het congres de uitnodigingen. Zo geef je de genodigden ruim de tijd om een plekje in hun agenda te reserveren of, waar nodig, tijd vrij te maken.

Betrek je doelgroep bij de organisatie

Wie weet er nou beter wat je doelgroep wilt horen dan je doelgroep zelf? Maak hier dan ook dankbaar gebruik van door hen te betrekken bij de organisatie van je congres. Inventariseer welke sprekers hen aantrekt en welke specifieke onderwerpen zij graag aangesneden zien worden binnen het thema. Wanneer je een terugkerend congres organiseert kan een goede evaluatie goud waard zijn. Met een goede evaluatie kun je de positieve en negatieve punten van je voorgaande congres in kaart brengen en deze meenemen in de organisatie van je huidige congres om deze zo naar een hoger niveau te tillen.

Een goede planning is essentieel

We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken: een goede planning van taken én tijd is essentieel voor het slagen van het congres. Geef in de planning duidelijk aan wie, wat, waar en hoe uitvoert. Een strakke en duidelijke planning voorkomt een hoop onduidelijkheden. Zorg er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de taken van de ander. Zo weet je precies bij wie je moet zijn mocht je informatie nodig hebben of iets moeten regelen. Voor een goede planning is een gedetailleerd draaiboek essentieel. Wil je weten waaruit deze bestaat en hoe je deze het beste op kunt stellen? Lees dan deze blog.

Een interessant en gevarieerd programma

Een congres organiseren doe je voor een bepaalde doelgroep. Trakteer je doelgroep dan ook op een interessant en gevarieerd programma. Dit betekent niet alleen een gevarieerd programma qua onderwerpen, maar ook een programma waarin veel interactie met je publiek plaatsvindt. Zo wordt de betrokkenheid bij je congres groter en zal het publiek geboeid blijven. De “Catchbox” (een kubus van zacht materiaal met daarin een microfoon) is een voorbeeld van een tool die vaak ingezet wordt om het publiek op een interactieve manier bij het congres te betrekken.

Kies een passende locatie

Een congres kan wat betreft programma en inhoud nog zo goed in elkaar zitten, als de congreslocatie niet passend is en niet voldoet aan de verwachtingen van de bezoekers, dan heb je alsnog een groot probleem. Zorg daarom voor een locatie waarvan de uitstraling past bij het evenement en dat beschikt over alle benodigde faciliteiten. De locatie moet functioneel zijn én tegelijkertijd charme hebben. Daarnaast is het belangrijk om één vast aanspreekpunt te hebben binnen het conferentiecentrum die voor, tijdens en na het congres goed bereikbaar is. Vergeet ook niet om van tevoren goede afspraken te maken over je wensen op het gebied van de catering, het ontvangen van bezoekers en andere relevante zaken.

Hoe je het wend of keert, het uitzoeken van een passende locatie voor je evenement blijft lastig. Neem hier dan ook ruimschoots de tijd voor. Wil jij weten hoe je de perfecte locatie voor je evenement kiest? Lees dan de onderstaande blog!

Zet social media in

Zet social media in als communicatiemateriaal ter promotie van je congres. Het is een mooie aanvulling op je communicatiemix en bieden vele interessante voordelen. Zo geeft het je een extra platform om nieuws rondom je evenement te communiceren en de interactie aan te gaan met je publiek. Zo breng je je congres tot leven en bouw je een band op met je doelgroep. Maak bijvoorbeeld gebruik van een Livewall waarop posts over het congres te zien zijn.

Zorg voor goede faciliteiten

Zorg dat de faciliteiten op orde zijn. Je wilt immers niet dat de techniek je in de steek laat. Test daarom voorafgaand aan het congres meerdere malen je laptop, het geluid, de beamer, PowerPoint, microfoon en alle andere techniek. Zo laat je niets aan het toeval over. Een goede technische dienst op het gebied van AV als Bano kan je hier volledig in ontzorgen. Een perfect werkende techniek geeft je congres kracht!

Evaluatie is het succes voor je toekomstig congres!

Een vaak vergeten en onderschat onderdeel is de evaluatie van je congres. Ik noem onderschat even expliciet, want een goede evaluatie kan van veel waarde zijn voor je volgende congres. Door goed te evalueren kun je de positieve en negatieve punten van het voorgaande congres aan het licht brengen. Deze kun je vervolgens meenemen in de organisatie voor de volgende editie. Probeer ook de bezoekers te betrekken in de evaluatie. Hun meningen en ervaringen zijn zeer waardevol. Het draait er uiteindelijk om dat zij een onvergetelijke ervaring overhouden aan het congres.