Hybride evenementen organiseren
Wat zijn hybride events?
Hybride events zullen in de toekomst niet meer weg te denken zijn....
Het organiseren van een congres kost vaak meer tijd en geld dan je denkt. Ben je van plan om een congres te gaan organiseren, maar weet je niet waar te beginnen? Hieronder aantal tips die ervoor zorgen dat jouw congres een positieve bijdrage levert aan jouw bedrijfsimago.
> Wil je ondersteuning bij het organiseren van een congres? Neem hier contact met ons op.
Tip 1. Begin op tijd!
Een congres organiseren is een tijdrovend proces. Als je topsprekers uit wilt nodigen, raden wij je aan om deze 6-8 maanden van tevoren te boeken. Zorg voor een duidelijke en haalbare doelstelling, bepaal je doelgroep en stel het budget vast. Verstuur uiterlijk 6-8 weken voor aanvang van het congres de uitnodigingen.
Tip 2. Betrek je doelgroep bij de organisatie
Inventariseer welke sprekers jouw doelgroep aantrekt en welke onderwerpen zij aangesneden zien worden binnen het thema. Met een goede evaluatie kun je de positieve en negatieve punten van je voorgaande congres in kaart brengen en deze meenemen in de organisatie van je huidige congres.
Tip 3. Maak een goede planning
Geef in de planning duidelijk aan wie, wat, waar en hoe en zorg ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is. Daarnaast is een gedetailleerd draaiboek essentieel. Wil je weten waaruit deze bestaat en hoe je deze het beste op kunt stellen? Lees dan deze blog.
Tip 4. Zorg voor een interessant en gevarieerd programma
Trakteer je doelgroep op een interessant en gevarieerd programma. Zowel als met diverse onderwerpen als met interactie. Zo wordt de betrokkenheid groter en zal het publiek geboeid blijven. De “Catchbox” (een kubus van zacht materiaal met daarin een microfoon) is een voorbeeld van een tool die vaak ingezet wordt om het publiek op een interactieve manier bij het congres te betrekken.
Tip 5. Kies een passende locatie
De congreslocatie moet passend zijn en voldoen aan de verwachtingen van de bezoekers. Daarnaast is het belangrijk om één vast aanspreekpunt te hebben binnen het conferentiecentrum die voor, tijdens en na het congres bereikbaar is. Vergeet ook niet om van tevoren goede afspraken te maken over de catering, het ontvangen van bezoekers en andere relevante zaken.
> Wil jij weten hoe je de perfecte locatie voor je evenement kiest? Download hier de checklist.
Sociale media biedt interessante voordelen. Zo geeft het je een extra platform om nieuws rondom je evenement te communiceren en interactie aan te gaan met je publiek. Zo breng je je congres tot leven en bouw je een band op met je doelgroep. Maak bijvoorbeeld gebruik van een livewall waar posts over het congres op te zien zijn.
Tip 7. Zorg voor goede faciliteiten
Je wilt niet dat de techniek je in de steek laat. Test daarom voorafgaand aan het congres meerdere malen je laptop, geluid, beamer, PowerPoint, microfoon en alle andere techniek. Een goede technische dienst op het gebied van AV, zoals Bano, kan je hier volledig in ontzorgen. Een perfect werkende techniek geeft je congres kracht!
Tip 8. Evalueer je congres
Een vaak vergeten en onderschat onderdeel is de evaluatie van je congres. Een goede evaluatie kan van veel waarde zijn voor je volgende congres. Positieve en negatieve punten van het voorgaande congres worden aan het licht gebracht. Deze moeten worden meegenomen met de organisatie van de volgende editie. Ook de meningen en ervaringen van de bezoekers zijn zeer waardevol. Het draait er uiteindelijk om dat zij een onvergetelijke ervaring overhouden aan het congres.
Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden of heb je vragen over het organiseren van een congres?
Neem vrijblijvend contact op voor een 1-op-1 advies met onze zakelijke events expert.
Erwin Balkema
Erwin Balkema owner of Bano Can we also help you realize a successful event or exhibition participation online or hybrid? Bano Event Technology