Zakelijk evenement organiseren: 6 Tips!

Hulp nodig bij het organiseren van een zakelijk evenement? Wij geven je 6 waardevolle tips om een onvergetelijk zakelijk evenement te realiseren.

Tip 1. Kies de meest ideale datum

Eén van de belangrijkste aspecten is het plannen van een datum en tijdstip. Wil je een zo hoog mogelijke opkomst? Houd dan rekening met de volgende aspecten:

  • Dinsdag, woensdag en donderdag zijn gangbare dagen voor een zakelijk evenement. Voor kappers of detaillisten is de maandag een geschikte dag, vanwege de winkelsluiting.
  • Het perfecte aanvangstijdstip voor een zakelijk evenement bestaat niet. Houd rekening met de middag-/avondspits. Een evenement met verschillende inlooptijden/tijdslots is handig.
  • Ook met het seizoen moet rekening worden gehouden. In de winter kan de weersgesteldheid tot vertraging leiden. Zorg voor een snelle, heldere communicatie mocht het onverhoopt toch afgelast moeten worden.
  • Probeer het zoveel mogelijk buiten vakantieperiodes en feestdagen te plannen.
  • Speciale evenementen kunnen ook een nadelige impact hebben op het percentage afwezigen tijdens jouw evenement. Denk aan landelijke beurzen of congressen, maar ook aan sportevenementen. Landelijk kijken mensen hier massaal naar. Wellicht interessant om tijdens jouw evenement het sportevenement uit te zenden.

Tip 2. Stel duidelijke doelen

Je organiseert een evenement met een doel. Houd rekening met het volgende:

  • Maak van dit doel een nauwkeurige doelstelling die duidelijk, meetbaar én haalbaar is.
  • Probeer belangrijke mededelingen zoveel mogelijk aan de start van het evenement te communiceren, zowel aan de doelgroep als de organisatie. De bezoekers zijn dan nog fris en ontvangen de boodschap beter.

Tip 3. Spanningsopbouw naar het evenement

De periode voorafgaand is net zo belangrijk als het evenement zelf. De communicatie richting je doelgroep moet duidelijk, informatief en inspirerend zijn. Het informatieve gedeelte is vaak wel op orde, maar het inspirerende gedeelte ontbreekt. De doelgroep moet in de aanloop naar het evenement worden geënthousiasmeerd. Dit doe je als volgt:

  • Met teasers kan de spanningsopbouw worden opgevoerd, zodat het enthousiasme-niveau een absoluut toppunt bereikt wanneer het evenement van start gaat.
  • Door regelmatig te communiceren met je doelgroep, zorg je voor een sterke betrokkenheid. Dit kan via een nieuwsbrief of sociale media. Deel het gehele programma niet direct. Probeer dit tactisch op te bouwen, zodat de doelgroep steeds nieuwsgieriger wordt naar wat er allemaal gaat komen.
doelgroep evenement bepalen

Tip 4. Doelgroep in kaart brengen

Past het onderwerp bij je doelgroep en is het actueel? Als dat niet het geval is, raden we je aan om het programma aan te passen. Probeer dit structureel aan te pakken. Hieronder lees je hoe te werk kunt gaan:

  • Breng je doelgroep in kaart: gemiddelde leeftijd, woonplaats, beroep en interesses.
  • Vervolgens zorg je dat het programma en de inhoud aansluit op je doelstelling. Je programma moet ervoor zorgen dat je je doelstelling behaalt. 
  • Interessante content. Onderzoeken en brainstormen over het onderwerp en de inhoud van het programma. Ook inhoudelijk wil je je gasten boeien. Originaliteit, actualiteit, vernieuwing en verdieping zijn hierin sleutelfactoren.

Tip 5. Wees uniek en inspirerend

Jouw zakelijke evenement moet een onvergetelijke indruk achterlaten. Afhankelijk van de opzet van het programma probeer je deze zo uniek en inspirerend mogelijk te maken.

  • Heb je een educatief programma waarbij je een bepaalde boodschap mee wilt geven? Probeer dan een bekende spreker te strikken. Een personaliteit in het vakgebied geeft een goed signaal af naar je gasten.
  • Toch liever een interactieve invulling? Probeer dat dan op een originele manier te doen door bijvoorbeeld live (polls bijv.) te communiceren met de bezoekers. Rechtstreeks de interactie aangaan met je publiek blijft altijd een succes!
  • Staan visuals en entertainment centraal? Maak dan gebruik van de nieuwste av-techniek! Het effect van audio, video en licht op de sfeer gedurende een evenement is ongekend. Een niet werkende microfoon of storende beamer wil je voorkomen. Ongeacht de invulling van je evenement is het gebruik van goede av-techniek essentieel. Wij kunnen je op het gebied van av-techniek volledig ontzorgen met de nieuwste en innovatiefste technieken.

> Neem hier vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Tip 6. Zoek een inspirerende locatie met diversiteit

Haal mensen uit de dagelijkse 'sleur' door ze een onvergetelijke dag te bezorgen. Houd hierbij rekening met de onderstaande factoren:

  • Zorg voor een centrale ligging en goede bereikbaarheid, met de auto en openbaar vervoer. Hiermee wordt uitgesloten dat mensen om deze reden niet kunnen deelnemen aan jouw evenement.
  • Capaciteit van de locatie. Niet alleen het aantal vierkante meters is belangrijk, ook de aanwezigheid van voldoende sanitair, zitplaatsen, zalen en andere fysieke ruimtes zijn leidend voor een goed verloop van het evenement.
  • Zijn de faciliteiten voldoende aanwezig om je programma uit te voeren? Voldoende podia, horecagelegenheid voor een netwerkborrel en break-out ruimtes zijn belangrijke faciliteiten. Ook de aanwezigheid van licht, geluid, grote schermen en andere technische voorzieningen zijn absolute vereisten voor een professioneel evenement.
  • Ook het kostenplaatje is natuurlijk iets om rekening mee te houden. De kostenopbouw kan soms nogal verwarring scheppen. Veel locaties lijken op het eerste oog vrij voordelig. Extra tarieven voor losse diensten kunnen het alsnog vrij prijzig maken.

De belangrijkste tip die we kunnen geven is: begin op tijd met het zoeken naar de perfecte locatie én neem hiervoor voldoende tijd!

Wil jij dé perfectie locatie kiezen voor jouw zakelijke evenement?

We hebben een checklist gemaakt om zo de perfecte locatie voor je evenement te vinden! Je kan deze hier downloaden:

Download checklist locatie

Of ben je benieuwd wat Bano kan betekenen voor jouw evenement? Neem hier vrijblijvend contact op met ons.

 
Erwin Balkema

Erwin Balkema

Erwin Balkema owner of Bano Can we also help you realize a successful event or exhibition participation online or hybrid? Bano Event Technology

Related Posts

Het perfecte draaiboek voor jouw online evenement

Er moet van alles geregeld worden en je ziet door de bomen het bos niet meer. Hoe moet dat wel niet...

CONTINUE READING

8 Tips voor het organiseren van een succesvol congres

Het organiseren van een congres kost vaak meer tijd en geld dan je denkt. Ben je van plan om...

CONTINUE READING

Checklist: voor het organiseren van evenementen

Een beginnersfout gemaakt wordt bij het organiseren van evenementen is dat er direct overgaat tot...

CONTINUE READING