--- title: Zelf een festival organiseren? Lees waar je rekening mee moet houden! description: Zelf een festival organiseren, maar benieuwd waar je allemaal rekening mee moet houden? Lees het hier! Zo kun je straks zelf een festival organiseren. image: https://www.bano.nl/hubfs/Imported_Blog_Media/Festival%20organiseren-19x13.jpg --- # Zelf een festival organiseren? Complete checklist, draaiboek en praktische tips ![Erwin Balkema](https://www.bano.nl/hubfs/1-Mar-05-2026-10-21-48-8185-AM.png) Posted by [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/blog/author/admin) 8-jan-2018 11:05:05 52 minutes to read Zelf een festival organiseren klinkt geweldig. Je ziet het al voor je: een mooi terrein, goede muziek, foodtrucks, fijne sfeer, bezoekers die blijven hangen en een programma dat klopt van begin tot eind. Maar een festival organiseren is ook serieus werk. Je krijgt te maken met locatie, vergunningen, veiligheid, techniek, catering, artiesten, stroom, geluid, toiletten, vrijwilligers, leveranciers, publieksstromen, draaiboeken en noodscenario’s. Eén vergeten onderdeel kan op de dag zelf direct problemen geven. Daarom begint een goed festival niet met de line up of de aankleding. Het begint met overzicht. In deze gids lees je stap voor stap waar je rekening mee moet houden als je zelf een festival wilt organiseren. Niet alleen vanuit creatief idee, maar ook vanuit de praktijk van technische productie en eventorganisatie. Of je nu een klein lokaal festival, bedrijfsfestival, jubileumfestival, foodfestival, cultureel festival of publieksevenement organiseert: de basis blijft hetzelfde. Een goed festival voelt vrij voor de bezoeker, maar is achter de schermen strak georganiseerd. ## Wat voor festival wil je organiseren? Begin met de belangrijkste vraag: wat voor festival wordt het? Een festival kan veel vormen hebben: 1. Muziekfestival 2. Foodfestival 3. Bedrijfsfestival 4. Personeelsfestival 5. Cultureel festival 6. Dorpsfestival 7. Studentenfestival 8. Sportfestival 9. Familiefestival 10. Jubileumfestival 11. Relatie evenement in festivalvorm 12. Merkfestival of productlancering Elk type festival vraagt om andere keuzes. Een muziekfestival draait om programmering, geluid, podiumtechniek en publieksenergie. Een foodfestival vraagt juist om routing, stroom, water, afval, hygiëne en wachtrijen. Een bedrijfsfestival moet professioneel voelen, maar ook ontspannen en passend bij de organisatie. Schrijf daarom eerst in één zin op wat het festival moet zijn. Bijvoorbeeld: “Wij organiseren een bedrijfsfestival om medewerkers en relaties te bedanken.” Of: “Wij organiseren een lokaal muziekfestival voor 750 bezoekers met twee podia en foodtrucks.” Of: “Wij organiseren een festivaldag op eigen terrein voor klanten, medewerkers en familie.” Als die basis helder is, kun je betere keuzes maken over locatie, vergunningen, budget, techniek en programma. ## 1. Bepaal het doel van je festival Een festival zonder duidelijk doel wordt al snel een verzameling losse ideeën. Vraag jezelf daarom af: 1. Waarom organiseren we dit festival? 2. Voor wie is het festival bedoeld? 3. Wat moeten bezoekers ervaren? 4. Wat moet het festival opleveren? 5. Wanneer is het festival geslaagd? Mogelijke doelen zijn: 1. Mensen verbinden 2. Een jubileum vieren 3. Een merk of organisatie zichtbaar maken 4. Medewerkers bedanken 5. Bezoekers iets laten ontdekken 6. Een community opbouwen 7. Een stad, dorp of regio activeren 8. Een product of dienst lanceren 9. Geld ophalen voor een goed doel 10. Gewoon een geweldige dag neerzetten Het doel bepaalt de rest. Een festival voor medewerkers vraagt om waardering, herkenning en ontspanning. Een publiek festival vraagt om ticketing, veiligheid, bezoekersstromen en marketing. Een merkfestival vraagt om branding, presentatie, ontvangst en content. Zonder doel wordt de vraag steeds: wat vinden we leuk? Met een doel wordt de vraag: wat werkt voor onze bezoekers? ## 2. Bepaal je doelgroep Een festival organiseer je niet voor jezelf. Je organiseert het voor je bezoekers. Maak daarom een helder beeld van je doelgroep. Denk aan: 1. Leeftijd 2. Interesses 3. Verwachtingen 4. Budget van bezoekers 5. Muzieksmaak 6. Bereidheid om te reizen 7. Eet en drinkgedrag 8. Behoefte aan comfort 9. Gezinnen of alleen volwassenen 10. Zakelijk of informeel publiek Een festival voor jonge bezoekers vraagt om een andere energie dan een bedrijfsfestival voor medewerkers en partners. Een festival met gezinnen vraagt om veiligheid, zitplekken, kinderactiviteiten en duidelijke routing. Een zakelijk festival vraagt om goede ontvangst, professionele uitstraling, sprekersgeluid, schermen en momenten die inhoud en beleving combineren. De doelgroep bepaalt ook hoe je communiceert. Bij een publiek festival moet je marketing, ticketverkoop en social media strak organiseren. Bij een intern bedrijfsfestival zijn save the dates, uitnodigingen, aanmeldformulieren en interne communicatie belangrijker. ## 3. Maak een realistisch festivalbudget Een festival organiseren kost vaak meer dan vooraf gedacht. Dat komt niet alleen door grote kosten zoals locatie, artiesten en techniek. Juist de kleinere posten tellen snel op. Neem in je budget in ieder geval deze onderdelen mee: 1. Locatie of terreinhuur 2. Vergunningen en leges 3. Veiligheidsplan 4. Beveiliging 5. EHBO 6. Podium of podia 7. Licht 8. Geluid 9. Schermen of projectie 10. Technische crew 11. Stroomvoorziening 12. Aggregaten of verdeelkasten 13. Bekabeling 14. Hekwerk 15. Tenten en overkappingen 16. Toiletten 17. Waterpunten 18. Afvalverwerking 19. Catering of foodtrucks 20. Artiesten, sprekers of acts 21. Backstagevoorzieningen 22. Kleedruimtes 23. Decoratie en aankleding 24. Signing en bewegwijzering 25. Ticketing of registratie 26. Website en promotie 27. Fotografie en video 28. Verzekeringen 29. Schoonmaak 30. Transport 31. Vrijwilligersvoorzieningen 32. Onvoorziene kosten Reserveer altijd een buffer. Bij festivals is 10 tot 15 procent extra geen luxe. Er komt bijna altijd iets bij: extra rijplaten, meer toiletten, meer stroom, extra beveiliging, een langere opbouwdag, extra verlichting of aanvullende maatregelen vanuit de gemeente. Belangrijk: zet techniek niet onderaan je budget. Geluid, licht, podium, stroom en crew bepalen of je festival professioneel en veilig werkt. Als deze posten te laat worden meegenomen, moet je later vaak dure noodoplossingen regelen. ## 4. Kies een datum die werkt De datum bepaalt je haalbaarheid. Check daarom: 1. Schoolvakanties 2. Feestdagen 3. Grote sportwedstrijden 4. Andere festivals in de regio 5. Beschikbaarheid van locatie 6. Beschikbaarheid van artiesten 7. Beschikbaarheid van leveranciers 8. Gemeentelijke evenementenkalender 9. Seizoen en weersrisico 10. Opbouw en afbouwdagen Bij openbare festivals is de gemeentelijke evenementenkalender extra belangrijk. Sommige gemeenten willen vroeg weten welke evenementen eraan komen. Wacht daar niet te lang mee. Denk ook na over het moment op de dag. Een familiefestival werkt vaak goed overdag. Een muziekfestival kan later doorgaan, maar vraagt dan meer aandacht voor geluid, veiligheid, vervoer en buurtcommunicatie. Een bedrijfsfestival kan juist sterk zijn op vrijdagmiddag en avond, omdat het dan minder voelt als een verplicht programma. ## 5. Kies de juiste festivallocatie De locatie is een van de belangrijkste keuzes. Een locatie moet niet alleen mooi zijn. De locatie moet praktisch werken. Let op: 1. Past het aantal bezoekers op het terrein? 2. Is er ruimte voor podia, horeca, toiletten en backstage? 3. Zijn er goede aanrijroutes voor leveranciers? 4. Is er voldoende stroom of ruimte voor aggregaten? 5. Is er water beschikbaar? 6. Kan het terrein tegen regen en zwaar transport? 7. Zijn er verharde routes nodig? 8. Is er genoeg parkeerruimte of openbaar vervoer? 9. Zijn er omwonenden in de buurt? 10. Welke geluidsnormen gelden er? 11. Zijn er vluchtwegen? 12. Is het terrein toegankelijk voor hulpdiensten? 13. Is de locatie geschikt voor mindervalide bezoekers? 14. Zijn er bestaande sanitaire voorzieningen? 15. Is er een binnenalternatief of slechtweerplan? Een weiland kan prachtig zijn, maar vraagt veel tijdelijke voorzieningen. Een bedrijfsterrein kan persoonlijk en efficiënt zijn, maar vraagt aandacht voor veiligheid, routing en uitstraling. Een bestaande eventlocatie heeft vaak voorzieningen, maar kan duurder of minder flexibel zijn. Bezoek de locatie altijd met een technische blik. Waar komt het hoofdpodium? Waar staat de regie? Waar kunnen kabels veilig lopen? Waar komen foodtrucks? Waar ontstaat wachtrij? Waar kunnen bezoekers schuilen? Waar kunnen hulpdiensten het terrein op? Een goede plattegrond voorkomt veel problemen. ## 6. Denk vroeg na over vergunningen Vergunningen zijn geen detail. Ze bepalen of je festival door kan gaan. Of je een vergunning nodig hebt, hangt af van de gemeente, het aantal bezoekers, de locatie, het programma, de muziek, de eindtijd, de impact op verkeer en de veiligheidsrisico’s. Vaak heb je te maken met: 1. Evenementenmelding of evenementenvergunning 2. Geluidsontheffing 3. Alcoholontheffing 4. Brandveiligheidsvoorschriften 5. Verkeersplan 6. Veiligheidsplan 7. Constructieve gegevens van podium, tent of tribune 8. Omgevingsvergunning in specifieke situaties 9. Toestemming van grondeigenaar 10. Muzieklicentie 11. Voedselveiligheid en hygiëneafspraken Neem vroeg contact op met de gemeente. Vraag welke procedure geldt en welke documenten nodig zijn. Veel gemeenten vragen onder andere om: 1. Plattegrond 2. Programma 3. Bezoekersaantal 4. Tijden van opbouw, event en afbouw 5. Verkeersplan 6. Veiligheidsplan 7. Calamiteitenplan 8. Geluidsplan 9. Alcoholplan 10. Contactgegevens van organisator en leveranciers Wacht hier niet mee tot het programma klaar is. Juist de vergunningseisen kunnen invloed hebben op je programma, terreinindeling, eindtijd en techniek. ## 7. Maak een veiligheidsplan Bij een festival ben je verantwoordelijk voor bezoekers, crew, artiesten en leveranciers. Een veiligheidsplan helpt om risico’s vooraf te zien en te beperken. Denk aan: 1. Maximale capaciteit van het terrein 2. Vluchtroutes 3. Nooduitgangen 4. Brandveiligheid 5. EHBO post 6. Beveiliging 7. Weerscenario 8. Ontruimingsplan 9. Communicatie bij calamiteiten 10. Crowd management 11. Toegangscontrole 12. Alcoholbeleid 13. Drugsbeleid indien relevant 14. Verkeersveiligheid 15. Kabels en struikelgevaar 16. Constructieve veiligheid 17. Nachtverlichting op routes 18. Bereikbaarheid voor hulpdiensten Een festival moet gezellig voelen, maar mag nooit afhankelijk zijn van geluk. Ook kleine festivals hebben een veiligheidsaanpak nodig. Zeker wanneer er alcohol, muziek, tijdelijke constructies, veel bezoekers of slecht weer in het spel zijn. ## 8. Maak een goede terreinindeling Een festivalterrein moet logisch aanvoelen. Bezoekers moeten vanzelf begrijpen waar ze heen moeten. De entree moet duidelijk zijn. De bar moet vindbaar zijn. Toiletten moeten logisch staan. Het podium moet zichtbaar zijn. De routing moet veilig blijven. Plaats op je plattegrond: 1. Entree 2. Kassa of ticketcontrole 3. Infopunt 4. Hoofdpodium 5. Tweede podium of area 6. Regieplek 7. Front of house positie voor geluid en licht 8. Bars 9. Foodtrucks 10. Toiletten 11. EHBO 12. Beveiliging 13. Backstage 14. Kleedruimtes 15. Crewruimte 16. Opslag 17. Afvalpunten 18. Nooduitgangen 19. Hekwerk 20. Vluchtroutes 21. Fietsenstalling 22. Parkeerroute 23. Leveranciersroute 24. Stilte of chillzone Let op zichtlijnen. Een podium dat technisch goed staat, maar slecht zichtbaar is, werkt niet. Let ook op geluid. Zet een podium niet zonder nadenken richting woningen, kwetsbare natuur of reflecterende gebouwen. Denk daarnaast aan de energie van het terrein. Een te groot terrein voelt leeg. Een te klein terrein voelt druk en onveilig. Een goede indeling helpt bezoekers bewegen, ontdekken en blijven hangen. ## 9. Regel de siteproductie Siteproductie is alles wat nodig is om van een terrein een werkend festivalterrein te maken. Denk aan: 1. Podia 2. Tenten 3. Hekwerk 4. Stroom 5. Water 6. Toiletten 7. Rijplaten 8. Vloeren 9. Aggregaten 10. Verdeelkasten 11. Kabelgoten 12. Signing 13. Backstage 14. Crewruimte 15. Afvalverwerking 16. Schoonmaak 17. Bouwverlichting 18. Transport 19. Heftruck of verreiker 20. Portofoons 21. Terreinverlichting 22. Noodverlichting Een festival wordt voor bezoekers pas zichtbaar als de poort open gaat. Voor de organisatie begint het festival veel eerder. Maak daarom een aparte productieplanning voor opbouw en afbouw. Wie mag wanneer het terrein op? Welke leverancier bouwt eerst? Wanneer komt stroom? Wanneer kan het podium geplaatst worden? Wanneer kan licht en geluid worden gehangen? Wanneer is de soundcheck? Wanneer moet de gemeente of brandweer kunnen schouwen? Als de volgorde niet klopt, loopt alles vast. ## 10. Zorg voor goede stroomvoorziening Stroom is een van de meest onderschatte onderdelen van een festival. Alles vraagt stroom: 1. Geluid 2. Licht 3. Schermen 4. Bars 5. Koelingen 6. Foodtrucks 7. Kassa of ticketing 8. Pinapparaten 9. Wifi 10. Backstage 11. Toiletten met techniek 12. Terreinverlichting 13. Productiekantoor 14. Oplaadpunten 15. Medische post Maak daarom een stroomplan. Vraag elke leverancier hoeveel stroom zij nodig hebben. Zet dit in een overzicht. Laat daarna bepalen hoeveel aansluitingen, verdeelkasten, kabels en eventueel aggregaten nodig zijn. Let ook op spreiding. Foodtrucks en koelingen vragen vaak veel vermogen. Geluid en licht moeten betrouwbaar en schoon gevoed worden. Pin, ticketing en communicatie mogen niet uitvallen. Een goed stroomplan voorkomt storingen, gevaarlijke kabelsituaties en stress tijdens het festival. ## 11. Denk serieus na over geluid Geluid maakt of breekt een festival. Goed geluid betekent niet alleen hard geluid. Het betekent passend geluid. Een spraakprogramma vraagt om verstaanbaarheid. Een DJ vraagt om druk en energie. Een band vraagt om balans tussen instrumenten, zang, monitors en publieksgeluid. Een bedrijfsfestival vraagt vaak om meerdere zones met verschillende functies. Denk aan: 1. Hoofdsysteem 2. Subwoofers 3. Frontfills 4. Delay speakers bij grotere terreinen 5. Monitors voor artiesten 6. Microfoons 7. Mengtafel 8. Stageboxen 9. DJ aansluiting 10. Bandprikkers 11. Technicus voor front of house 12. Monitortechnicus indien nodig 13. Geluidsmeting 14. Geluidsnormen 15. Richting van het geluid 16. Geluidsplan voor vergunning Slecht geluid valt direct op. Te zacht, te hard, schel, onverstaanbaar of ongelijk verdeeld geluid haalt mensen uit de beleving. Laat daarom de geluidsopstelling afstemmen op terrein, programma, bezoekersaantal en vergunningseisen. ## 12. Maak met licht sfeer en veiligheid Licht heeft twee functies: sfeer en veiligheid. Voor sfeer denk je aan: 1. Podiumlicht 2. Bewegend licht 3. Sfeerverlichting 4. Decorverlichting 5. Uitlichten van bomen, gevels of objecten 6. Barverlichting 7. Backstageverlichting 8. Lichtmomenten tijdens show of opening Voor veiligheid denk je aan: 1. Verlichte looproutes 2. Entreeverlichting 3. Toiletverlichting 4. Noodroutes 5. Fietsenstalling 6. Parkeerroute 7. Crew en laadzone 8. Afbouwverlichting Een festival kan overdag beginnen en in het donker eindigen. Wat om 16.00 uur logisch lijkt, kan om 22.30 uur onduidelijk of onveilig zijn. Maak daarom ook een lichtplan voor de avond. Juist met goede verlichting kun je een simpel terrein laten voelen als een echte festivalomgeving. ## 13. Kies podia en techniek die passen bij je programma Niet elk festival heeft een groot podium nodig. Kies je podium op basis van: 1. Aantal bezoekers 2. Type acts 3. Zichtbaarheid 4. Veiligheid 5. Weerbestendigheid 6. Benodigde techniek 7. Backstage behoefte 8. Opbouwtijd 9. Vergunningseisen 10. Budget Een DJ heeft andere voorzieningen nodig dan een band. Een spreker heeft andere techniek nodig dan een artiest. Een awardmoment of opening vraagt om timing, microfoons, muziek en eventueel beeld. Denk bij podiumtechniek aan: 1. Podiumdelen 2. Overkapping 3. Truss 4. Rigging 5. Licht 6. Geluid 7. Monitors 8. Microfoons 9. Backline 10. Stroom 11. Kabelmanagement 12. Trap en leuning 13. Valbeveiliging 14. Constructieve documenten Bano kan bij festivals helpen met de technische productie van podium, licht, geluid, beeld, schermen, regie, opbouw en crew. Dat is vooral handig wanneer meerdere technische onderdelen goed op elkaar moeten aansluiten. ## 14. Zorg voor duidelijke communicatie op het terrein Bezoekers willen niet zoeken. Zorg daarom voor duidelijke informatie: 1. Entree 2. Programma 3. Plattegrond 4. Toiletten 5. EHBO 6. Bars 7. Food 8. Munten of betalen 9. Nooduitgangen 10. Fietsenstalling 11. Rookzone indien relevant 12. Infopunt 13. Huisregels 14. Tijdschema Gebruik signing die past bij je festivalstijl, maar houd het leesbaar. Bij grotere festivals kun je ook schermen of narrowcasting gebruiken voor programma, tijden, sponsorvermelding, veiligheidsinformatie of wijzigingen. Bij zakelijke en bedrijfsfestivals kan beeldtechniek ook helpen voor branding, sfeerfilms, opening, presentaties of live camerabeeld. ## 15. Regel catering die past bij je bezoekers Catering is meer dan eten en drinken. Het bepaalt wachtrijen, sfeer, terreinindeling en bezoekerservaring. Denk aan: 1. Foodtrucks 2. Buffetten 3. Bars 4. Koffiepunten 5. Waterpunten 6. Alcoholvrije opties 7. Vegetarische opties 8. Vegan opties 9. Allergeneninformatie 10. Late night snack 11. Crewcatering 12. Artiestencatering 13. Afvalstromen 14. Stroom en water per cateraar Vraag foodtrucks en cateraars vroeg om hun technische wensen. Hoeveel stroom hebben ze nodig? Hebben ze water nodig? Hoeveel ruimte nemen ze in? Wanneer willen ze opbouwen? Kunnen ze omgaan met piekmomenten? Hoe verwerken ze afval? Een mooie foodtruck die te weinig capaciteit heeft, veroorzaakt lange rijen. En lange rijen halen energie uit je festival. ## 16. Programmeer slim De programmering bepaalt het ritme van je festival. Let op: 1. Begin rustig genoeg 2. Bouw energie op 3. Plan voldoende pauzes 4. Voorkom overlap tussen belangrijke acts 5. Houd rekening met soundchecks 6. Plan ombouwtijd 7. Denk aan verschillende doelgroepen 8. Zorg voor een duidelijke afsluiter 9. Houd rekening met eindtijd vergunning 10. Maak een back up plan bij uitval Programmeer niet te vol. Bezoekers willen ontdekken, eten, praten en bewegen. Een festival heeft lucht nodig. Zeker bij bedrijfsfestivals werkt een mix van inhoud, ontmoeting, eten, muziek en ontspanning vaak beter dan een strak programma zonder ruimte. Vraag bij elke act: 1. Wat heeft deze act technisch nodig? 2. Hoeveel opbouwtijd is nodig? 3. Is er een hospitality rider? 4. Is er een technische rider? 5. Wie ontvangt de artiest? 6. Wie geeft het startsein? 7. Wat gebeurt er als de act uitloopt? Zorg dat artiesten, techniek, presentator en productie dezelfde planning hebben. ## 17. Maak een festivaldraaiboek Een festivaldraaiboek is het document dat iedereen bij elkaar houdt. Het hoeft niet mooi te zijn. Het moet bruikbaar zijn. Zet in het draaiboek: 1. Contactgegevens organisatie 2. Contactgegevens leveranciers 3. Contactgegevens gemeente en hulpdiensten 4. Tijdschema voorbereiding 5. Opbouwplanning 6. Programmaplanning 7. Afbouwplanning 8. Plattegrond 9. Leverancierslijst 10. Crewplanning 11. Vrijwilligersplanning 12. Artiestenplanning 13. Technische planning 14. Cateringplanning 15. Veiligheidsafspraken 16. Calamiteitenplan 17. Weerscenario 18. Communicatieplan 19. Portofoonkanalen 20. Beslismomenten 21. Noodnummers 22. Checklist voor opening terrein 23. Checklist voor sluiting terrein Maak daarnaast een showdraaiboek voor alle live momenten. Daarin staat precies: 1. Wie komt wanneer op? 2. Welke microfoon wordt gebruikt? 3. Welke muziek start? 4. Welk lichtbeeld hoort erbij? 5. Welke video of presentatie draait? 6. Wie telt af? 7. Wie geeft akkoord? 8. Wat is het noodplan bij storing? Voor bezoekers voelt een festival spontaan. Voor de productie is timing alles. ## 18. Werk met duidelijke rollen Een festival heeft overzicht nodig. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Belangrijke rollen zijn: 1. Festivalproducent 2. Projectleider 3. Locatiemanager 4. Technisch producent 5. Stagemanager 6. Veiligheidscoördinator 7. Vrijwilligerscoördinator 8. Cateringcoördinator 9. Artiestenbegeleider 10. Backstagemanager 11. Communicatieverantwoordelijke 12. Ticketing of registratie 13. Logistiek coördinator 14. Hoofd beveiliging 15. EHBO aanspreekpunt Ook bij een klein festival is rolverdeling belangrijk. Als iedereen “wel even meehelpt”, weet op de dag zelf niemand wie de knoop doorhakt. Dat zorgt voor vertraging en frustratie. Zorg daarom voor één eindverantwoordelijke en duidelijke aanspreekpunten per onderdeel. ## 19. Denk aan crew, vrijwilligers en briefing Crew en vrijwilligers maken het festival mogelijk. Maar alleen als zij goed weten wat ze moeten doen. Regel voor crew en vrijwilligers: 1. Heldere taken 2. Start en eindtijden 3. Contactpersoon 4. Briefing 5. Pauzes 6. Eten en drinken 7. Herkenbare kleding of badge 8. Portofoon indien nodig 9. Noodinstructies 10. Plattegrond 11. Huisregels 12. Escalatieprocedure Plan voor opening van het terrein een korte briefing. Bespreek: 1. Programma 2. Veiligheid 3. Publieksstromen 4. Belangrijke telefoonnummers 5. Weersverwachting 6. Wat te doen bij incidenten 7. Wie beslissingen neemt 8. Waar crew zich kan melden Een goed geïnformeerd team straalt rust uit. ## 20. Maak een slechtweerplan Bij een festival moet je altijd rekening houden met weer. Ook in de zomer. Denk aan: 1. Regen 2. Wind 3. Onweer 4. Hitte 5. Kou 6. Modder 7. Gladde looproutes 8. Wateroverlast 9. Stormschade 10. Bezoekers die willen schuilen Maak vooraf keuzes. Wanneer gaat het festival gewoon door? Wanneer pas je het programma aan? Wanneer moet een podium leeg? Wanneer stop je tijdelijk? Wie beslist? Hoe informeer je bezoekers? Voor buitenfestivals zijn tenten, overkappingen, vloeren, rijplaten, heaters, waterpunten en schaduwplekken geen luxe. Ze kunnen het verschil maken tussen een goed festival en een chaos. ## 21. Denk aan ticketing, registratie en toegang Niet elk festival werkt met tickets. Maar elk festival heeft toegangscontrole nodig. Bij een openbaar festival denk je aan: 1. Ticketverkoop 2. Scannen bij entree 3. Polsbandjes 4. Leeftijdscontrole 5. Tassencontrole indien nodig 6. Gastenlijst 7. Pers of VIP toegang 8. Herintreding 9. Capaciteitscontrole Bij een bedrijfsfestival denk je aan: 1. Aanmeldformulier 2. Gastenlijst 3. Partners of kinderen 4. Dieetwensen 5. Naamregistratie 6. Ontvangstbalie 7. Badges indien nodig 8. No show percentage De entree is het eerste echte contactmoment. Zorg dus dat deze soepel loopt. Lange wachtrijen bij binnenkomst geven direct een verkeerde start. ## 22. Zorg voor goede bereikbaarheid Bereikbaarheid heeft veel invloed op bezoekerservaring. Denk aan: 1. Auto 2. Fiets 3. Openbaar vervoer 4. Taxi 5. Kiss and ride 6. Pendelbussen 7. Parkeerterrein 8. Fietsenstalling 9. Mindervalide parkeerplaatsen 10. Leveranciersroute 11. Hulpdienstenroute Communiceer vooraf duidelijk hoe bezoekers moeten komen. Bij grotere festivals kan een verkeersplan nodig zijn. Bespreek dit op tijd met gemeente, terreinbeheerder en beveiliging. Denk ook aan vertrek. Na afloop vertrekken veel mensen tegelijk. Zorg dat verlichting, routing, taxi’s, fietsenstalling en parkeerbegeleiding goed geregeld zijn. ## 23. Leg je festival vast met foto en video Een festival is waardevol contentmateriaal. Denk aan: 1. Fotografie 2. Aftermovie 3. Social clips 4. Interviews 5. Timelapse van opbouw 6. Registratie van speeches 7. Livestream of opname 8. Beeld voor sponsors 9. Beeld voor volgende editie 10. Interne communicatie Maak vooraf een shotlist. Wat moet zeker worden vastgelegd? Entree, sfeer, publiek, artiesten, food, partners, branding, openingsmoment, afsluiting en backstage? Let ook op toestemming en privacy. Vooral bij zakelijke festivals, kinderen of interne evenementen moet duidelijk zijn waar beelden voor gebruikt worden. Bano kan technische productie eventueel combineren met opname, livestreaming of mobiele videoproductie op locatie. ## 24. Vergeet duurzaamheid niet Duurzaamheid wordt steeds belangrijker bij festivals. Denk aan praktische keuzes: 1. Minder wegwerpplastic 2. Herbruikbare bekers 3. Afvalscheiding 4. Lokale leveranciers 5. Vegetarische opties 6. Goede waterpunten 7. Slim stroomgebruik 8. LED verlichting 9. Minder transportbewegingen 10. Herbruikbare signing 11. Digitale communicatie 12. Realistische inkoop 13. Voorkomen van voedselverspilling Duurzaamheid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met keuzes die direct impact hebben en haalbaar zijn binnen budget en planning. ## 25. Test alles voor de poort open gaat De laatste uren voor opening zijn cruciaal. Test in ieder geval: 1. Geluid 2. Microfoons 3. Licht 4. Schermen 5. Muziek 6. DJ aansluiting 7. Bandopstelling 8. Presentaties 9. Stroomgroepen 10. Pinapparaten 11. Ticketing 12. Wifi 13. Portofoons 14. Noodverlichting 15. Koelingen 16. Waterpunten 17. Toiletvoorzieningen 18. Bewegwijzering 19. EHBO post 20. Entreeproces Maak een openingschecklist. Pas als die is afgevinkt, gaat de poort open. Een festival starten terwijl techniek, entree of terrein nog niet klaar is, zorgt bijna altijd voor problemen die later lastig te herstellen zijn. ## 26. Veelgemaakte fouten bij zelf een festival organiseren Deze fouten komen vaak voor: 1. Te laat beginnen met vergunningen 2. Geen duidelijk doel bepalen 3. Budget te optimistisch inschatten 4. Techniek te laat betrekken 5. Stroom onderschatten 6. Geen slechtweerplan maken 7. Te weinig toiletten of afvalpunten plaatsen 8. Geen goede plattegrond maken 9. Te weinig opbouwtijd reserveren 10. Geluidsnormen vergeten 11. Geen duidelijke rolverdeling maken 12. Te veel programma plannen 13. Geen back up act of scenario hebben 14. Geen duidelijke bezoekerscommunicatie 15. Geen evaluatie doen na afloop De meeste festivalproblemen ontstaan niet op de dag zelf. Ze ontstaan weken eerder, omdat iets niet is uitgezocht of vastgelegd. ## Festival organiseren checklist Gebruik deze checklist als basis. ### Concept en voorbereiding 1. Doel bepaald 2. Doelgroep bepaald 3. Type festival gekozen 4. Datum gekozen 5. Bezoekersaantal ingeschat 6. Budget gemaakt 7. Organisatieteam samengesteld 8. Rollen verdeeld 9. Planning gemaakt 10. Gemeente vroeg benaderd ### Locatie en terrein 1. Locatie bezocht 2. Capaciteit gecontroleerd 3. Plattegrond gemaakt 4. Routing bepaald 5. Entree bepaald 6. Plek voor podium bepaald 7. Plek voor bars en food bepaald 8. Toiletten gepland 9. EHBO plek bepaald 10. Leveranciersroute bepaald 11. Parkeren en fietsen geregeld 12. Vluchtroutes ingetekend ### Vergunningen en veiligheid 1. Melding of vergunning gecontroleerd 2. Veiligheidsplan gemaakt 3. Verkeersplan gemaakt indien nodig 4. Geluidsplan gemaakt indien nodig 5. Alcoholontheffing gecontroleerd 6. Muzieklicentie gecontroleerd 7. EHBO geregeld 8. Beveiliging geregeld 9. Brandveiligheid gecontroleerd 10. Weerscenario gemaakt 11. Calamiteitenplan opgesteld ### Techniek en productie 1. Podium gekozen 2. Geluid afgestemd 3. Lichtplan gemaakt 4. Schermen of beeldtechniek bepaald 5. Stroomplan gemaakt 6. Aggregaten of verdeelkasten geregeld 7. Bekabeling en kabelgoten geregeld 8. Technische crew ingepland 9. Soundcheck gepland 10. Showdraaiboek gemaakt 11. Backstage technisch voorbereid ### Programma en bezoekers 1. Programma gemaakt 2. Artiesten geboekt 3. Technische riders opgevraagd 4. Catering geregeld 5. Bars geregeld 6. Ticketing of registratie geregeld 7. Communicatie voorbereid 8. Signing gemaakt 9. Fotografie of video gepland 10. Vrijwilligers gebriefd ### Laatste week 1. Draaiboek gedeeld 2. Leveranciers bevestigd 3. Weer gecontroleerd 4. Definitieve plattegrond gedeeld 5. Contactlijst afgerond 6. Portofoons gepland 7. Laatste vergunningseisen gecontroleerd 8. Crewbriefing ingepland 9. Opbouwplanning bevestigd 10. Openingschecklist gemaakt ## Voorbeeld van een eenvoudige festivalplanning ### 6 tot 12 maanden vooraf 1. Doel bepalen 2. Team samenstellen 3. Datum kiezen 4. Locatie onderzoeken 5. Gemeente benaderen 6. Budget opstellen 7. Eerste leveranciers benaderen 8. Concept ontwikkelen ### 3 tot 6 maanden vooraf 1. Vergunningstraject starten 2. Programma boeken 3. Techniek uitvragen 4. Catering uitvragen 5. Veiligheidsplan maken 6. Plattegrond maken 7. Ticketing of registratie opzetten 8. Communicatie starten ### 1 tot 3 maanden vooraf 1. Leveranciers bevestigen 2. Technisch plan afronden 3. Stroomplan afronden 4. Signing voorbereiden 5. Crew en vrijwilligers regelen 6. Draaiboek opstellen 7. Marketing opschalen 8. Gemeente documenten aanleveren ### Laatste maand 1. Draaiboek definitief maken 2. Crewbriefing plannen 3. Artiesteninformatie bevestigen 4. Veiligheidscheck doen 5. Weerscenario controleren 6. Laatste terreincheck doen 7. Social content klaarzetten 8. Productieplanning delen ### Festivalweek 1. Opbouw starten 2. Stroom testen 3. Podium en techniek bouwen 4. Terrein inrichten 5. Signing plaatsen 6. Soundcheck doen 7. Briefing geven 8. Poort openen 9. Festival draaien 10. Afbouw en oplevering ## Wanneer schakel je een technische producent in? Bij een heel klein festival kun je veel zelf doen. Maar zodra podium, geluid, licht, stroom, schermen, artiesten, meerdere zones of bezoekersstromen belangrijk worden, is het slim om een technische producent mee te laten kijken. Een technische producent helpt met: 1. Technisch plan 2. Podiumopstelling 3. Geluidsplan 4. Lichtplan 5. Stroomverdeling 6. Beeldtechniek 7. Regie 8. Opbouwplanning 9. Crewplanning 10. Veiligheid rond techniek 11. Afstemming met artiesten 12. Afstemming met locatie en gemeente 13. Testen voor opening 14. Bediening tijdens het festival 15. Afbouw na afloop Het voordeel is dat techniek niet los wordt geregeld, maar onderdeel wordt van het totale festivalplan. Dat voorkomt misverstanden tussen podiumleverancier, geluidsbedrijf, lichtpartij, cateraar, locatie, artiesten en organisatie. ## Hoe Bano kan helpen bij jouw festival Bano helpt organisaties met de technische productie van festivals, bedrijfsfestivals en zakelijke events. Dat kan gaan om: 1. Geluid 2. Licht 3. Podiumtechniek 4. Schermen 5. Projectie 6. Microfoons 7. DJ techniek 8. Bandtechniek 9. Sfeerverlichting 10. Stroomafstemming voor techniek 11. Technische planning 12. Regie 13. Opbouw en afbouw 14. Technische crew 15. Opname of livestreaming 16. Signing en branding Bano is vooral sterk wanneer techniek, beleving en praktische uitvoering samen moeten komen. Bijvoorbeeld bij een bedrijfsfestival op eigen terrein, een jubileumfestival, een publieksevenement, een festival met meerdere zones of een zakelijke festivalsetting met sprekers, muziek, beeld en branding. We denken mee over wat nodig is, maar ook over wat niet nodig is. Niet groter dan nodig, wel professioneel genoeg voor het doel, het aantal bezoekers en de locatie. ## Veelgestelde vragen over zelf een festival organiseren ### Hoe begin je met een festival organiseren? Begin met doel, doelgroep, datum, locatie en budget. Neem daarna vroeg contact op met de gemeente om te controleren of je een melding of vergunning nodig hebt. Werk vervolgens programma, terreinindeling, techniek, veiligheid en draaiboek uit. ### Heb je altijd een vergunning nodig voor een festival? Niet altijd. Soms is een melding voldoende. Dit hangt af van gemeente, locatie, bezoekersaantal, geluid, eindtijd, alcohol, verkeer en veiligheidsrisico’s. Controleer dit altijd bij de gemeente waar het festival plaatsvindt. ### Wat kost het om een festival te organiseren? Dat hangt af van bezoekersaantal, locatie, techniek, artiesten, catering, beveiliging, toiletten, vergunningen, stroom en crew. Maak altijd een totaalbudget met buffer voor onvoorziene kosten. ### Wat moet er in een festivaldraaiboek staan? Een festivaldraaiboek bevat contactpersonen, tijdschema, opbouw, afbouw, programma, plattegrond, leveranciers, techniek, veiligheid, crew, vrijwilligers, noodnummers en calamiteitenplan. ### Welke techniek heb je nodig voor een festival? Meestal heb je geluid, licht, podium, stroom, bekabeling, microfoons, DJ of bandtechniek, schermen en technische crew nodig. De exacte techniek hangt af van programma, terrein, aantal bezoekers en vergunningseisen. ### Hoeveel toiletten heb je nodig bij een festival? Dat hangt af van bezoekersaantal, duur van het festival, alcoholgebruik, doelgroep en eisen van gemeente of locatie. Vraag een toiletleverancier om advies en neem dit mee in je terreinplan. ### Hoe regel je stroom op een festival? Maak een stroomplan per leverancier. Vraag foodtrucks, bars, techniek, ticketing en crewvoorzieningen om hun stroombehoefte. Laat daarna bepalen hoeveel aansluitingen, verdeelkasten, kabels en aggregaten nodig zijn. ### Hoe voorkom je geluidsoverlast bij een festival? Begin met een goed geluidsplan. Let op richting van het podium, type geluidsinstallatie, geluidsnormen, eindtijd, afstand tot woningen en metingen tijdens het festival. Stem dit af met gemeente en technische partij. ### Kun je een festival op eigen bedrijfsterrein organiseren? Ja, dat kan goed werken. Let dan extra op veiligheid, stroom, routing, toiletten, geluid, vergunningen, aankleding en bereikbaarheid voor hulpdiensten. Een technische schouw vooraf is verstandig. ### Wanneer moet je een festival uitbesteden? Je hoeft niet alles uit te besteden. Maar bij grotere bezoekersaantallen, meerdere leveranciers, podiumtechniek, vergunningen, veiligheid of weinig interne tijd is het slim om productie, techniek of projectbegeleiding deels uit te besteden. ## Conclusie: een goed festival voelt vrij, maar is strak voorbereid Zelf een festival organiseren is geweldig, maar vraagt overzicht. Begin met doel en doelgroep. Kies daarna een passende locatie, maak een realistisch budget en betrek gemeente, techniek en veiligheid vroeg in het proces. Denk niet alleen aan de leuke onderdelen, zoals artiesten, foodtrucks en aankleding. Denk ook aan stroom, geluid, licht, toiletten, routing, vergunningen, crew, draaiboek en slechtweerplan. Een festival is geslaagd als bezoekers ontspannen kunnen genieten en achter de schermen alles klopt. Wil je een festival, bedrijfsfestival of zakelijk evenement organiseren en zoek je hulp bij techniek, podium, licht, geluid, beeld, regie of technische productie? Dan denkt Bano graag mee over een praktische en professionele aanpak. - [**](https://www.facebook.com/share.php?u=https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren) - [**](https://twitter.com/share?text=Zelf%20een%20festival%20organiseren?%20Complete%20checklist,%20draaiboek%20en%20praktische%20tips&url=https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren&hashtags=weareawesome&via=bluleadz) - [**](https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren) - [**](https://www.pinterest.com/pin/create/button/?url=https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren&media=https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/6104253/Imported_Blog_Media/Festival%20organiseren-19x13.jpg) - [**](mailto:?subject='https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren') [Eventplanning](https://www.bano.nl/blog/tag/eventplanning), [Organiseren](https://www.bano.nl/blog/tag/organiseren) ![Erwin Balkema](https://6104253.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/6104253/1-Mar-05-2026-10-21-48-8185-AM.png) ### [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/blog/author/admin) Erwin Balkema is CEO of Bano Event Technology. He helps organisations with event technology, audiovisual production, exhibition stands, livestreaming and hybrid events. Together with the Bano team, he supports business events, exhibitions, conferences and technical productions where reliability, preparation and a strong visitor experience matter. [LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/ebalkema/) ### Subscribe to newsletter ### Recent posts ### Berichten geordend op tag - [Nieuws (16)](https://www.bano.nl/blog/tag/nieuws) - [Tips en Trucs (14)](https://www.bano.nl/blog/tag/tips-en-trucs) - [Eventplanning (8)](https://www.bano.nl/blog/tag/eventplanning) - [Organiseren (8)](https://www.bano.nl/blog/tag/organiseren) - [Event trends (7)](https://www.bano.nl/blog/tag/event-trends) - [AV-installatie (2)](https://www.bano.nl/blog/tag/av-installatie) - [Roadshow (1)](https://www.bano.nl/blog/tag/roadshow) [Alles weergeven](https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren#) ## Related Posts ## [Zelf een roadshow organiseren? Zo pak je het professioneel aan](https://www.bano.nl/blog/zelf-roadshow-organiseren?hsLang=nl) Posted by [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/blog/author/admin) | 7-feb-2018 12:52:04 **Een praktische gids voor het organiseren van een roadshow die op elke locatie herkenbaar,...** [ CONTINUE READING ](https://www.bano.nl/blog/zelf-roadshow-organiseren?hsLang=nl) ## [Zelf een beurs organiseren? Zo bouw je een beurs die professioneel werkt](https://www.bano.nl/blog/zelf-een-beurs-organiseren?hsLang=nl) Posted by [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/blog/author/admin) | 7-feb-2018 12:19:27 **Een praktische gids voor het organiseren van een beurs met sterke bezoekerservaring, goede...** [ CONTINUE READING ](https://www.bano.nl/blog/zelf-een-beurs-organiseren?hsLang=nl) ## [Zelf een braderie organiseren? Zo maak je er een gezellige én professioneel georganiseerde dag van](https://www.bano.nl/blog/zelf-braderie-organiseren?hsLang=nl) Posted by [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/blog/author/admin) | 7-feb-2018 14:09:43 **Een praktische gids voor het organiseren van een braderie, jaarmarkt of lokale markt met goede...** [ CONTINUE READING ](https://www.bano.nl/blog/zelf-braderie-organiseren?hsLang=nl) ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Erwin Balkema", "url" : "https://www.bano.nl/blog/author/admin" }, "dateModified" : "2026-06-17T07:43:14.542Z", "datePublished" : "2018-01-08T10:05:05.000Z", "headline" : "Zelf een festival organiseren? Lees waar je rekening mee moet houden!", "image" : [ "https://www.bano.nl/hubfs/Imported_Blog_Media/Festival%20organiseren-19x13.jpg" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://www.bano.nl/hubfs/Bano_logo_black_engaging_audiences_2lines.jpg" }, "name" : "Bano" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org", "@id" : "https://www.bano.nl/#organization", "@type" : [ "Organization", "LocalBusiness", "ProfessionalService" ], "address" : { "@type" : "PostalAddress", "addressCountry" : "NL", "addressLocality" : "Groningen", "addressRegion" : "Groningen", "postalCode" : "9723 TK", "streetAddress" : "Gotenburgweg 15" }, "alternateName" : [ "Bano", "Bano Event Technology" ], "areaServed" : [ { "@type" : "Place", "name" : "Groningen" }, { "@type" : "Place", "name" : "Drenthe" }, { "@type" : "Place", "name" : "Friesland" }, { "@type" : "Place", "name" : "Noord-Nederland" }, { "@type" : "Country", "name" : "Nederland" }, { "@type" : "Place", "name" : "Europa" } ], "audience" : [ { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Bedrijven" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Overheden" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Onderwijsinstellingen" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Zorgorganisaties" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Congresorganisatoren" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Standhouders en exposanten" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Internationale eventteams" } ], "description" : "Bano is een AV en event technology partner uit Groningen voor zakelijke evenementen, congressen, beurzen, standbouw, studio-opnames, livestreams en vaste audiovisuele installaties in Noord-Nederland, Nederland en Europa.", "knowsAbout" : [ "AV verhuur", "Eventtechniek", "Audiovisuele techniek", "Congres AV", "Beurs AV", "Standbouw", "Sponsorstand AV", "Livestreaming", "Hybride events", "Opnamestudio", "Studio-opnames", "Audiovisuele installaties", "Vergaderruimte AV", "Narrowcasting", "Presentatietechniek", "Schermen verhuur", "Geluid verhuur", "Technische eventproductie", "Europese eventproductie", "Roadshows", "Productlanceringen" ], "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://www.bano.nl/hubfs/logo.png" }, "makesOffer" : [ { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "AV verhuur voor zakelijke evenementen" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Congres AV en eventtechniek" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Standbouw en sponsorstand AV" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Opnamestudio, livestream en hybride events" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Audiovisuele installaties voor vergaderruimtes, onderwijs, kantoren en publieksruimtes" } } ], "name" : "Bano B.V.", "sameAs" : [ "https://www.linkedin.com/company/banopro/", "https://www.instagram.com/bano_nl/", "https://www.facebook.com/BanoPro/" ], "url" : "https://www.bano.nl" } ``` ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "articleBody" : "Zelf een festival organiseren klinkt geweldig. Je ziet het al voor je: een mooi terrein, goede muziek, foodtrucks, fijne sfeer, bezoekers die blijven hangen en een programma dat klopt van begin tot eind. Maar een festival organiseren is ook serieus werk. Je krijgt te maken met locatie, vergunningen, veiligheid, techniek, catering, artiesten, stroom, geluid, toiletten, vrijwilligers, leveranciers, publieksstromen, draaiboeken en noodscenario’s. Eén vergeten onderdeel kan op de dag zelf direct problemen geven. Daarom begint een goed festival niet met de line up of de aankleding. Het begint met overzicht. In deze gids lees je stap voor stap waar je rekening mee moet houden als je zelf een festival wilt organiseren. Niet alleen vanuit creatief idee, maar ook vanuit de praktijk van technische productie en eventorganisatie. Of je nu een klein lokaal festival, bedrijfsfestival, jubileumfestival, foodfestival, cultureel festival of publieksevenement organiseert: de basis blijft hetzelfde. Een goed festival voelt vrij voor de bezoeker, maar is achter de schermen strak georganiseerd. Wat voor festival wil je organiseren? Begin met de belangrijkste vraag: wat voor festival wordt het? Een festival kan veel vormen hebben: Muziekfestival Foodfestival Bedrijfsfestival Personeelsfestival Cultureel festival Dorpsfestival Studentenfestival Sportfestival Familiefestival Jubileumfestival Relatie evenement in festivalvorm Merkfestival of productlancering Elk type festival vraagt om andere keuzes. Een muziekfestival draait om programmering, geluid, podiumtechniek en publieksenergie. Een foodfestival vraagt juist om routing, stroom, water, afval, hygiëne en wachtrijen. Een bedrijfsfestival moet professioneel voelen, maar ook ontspannen en passend bij de organisatie. Schrijf daarom eerst in één zin op wat het festival moet zijn. Bijvoorbeeld: “Wij organiseren een bedrijfsfestival om medewerkers en relaties te bedanken.” Of: “Wij organiseren een lokaal muziekfestival voor 750 bezoekers met twee podia en foodtrucks.” Of: “Wij organiseren een festivaldag op eigen terrein voor klanten, medewerkers en familie.” Als die basis helder is, kun je betere keuzes maken over locatie, vergunningen, budget, techniek en programma. 1. Bepaal het doel van je festival Een festival zonder duidelijk doel wordt al snel een verzameling losse ideeën. Vraag jezelf daarom af: Waarom organiseren we dit festival? Voor wie is het festival bedoeld? Wat moeten bezoekers ervaren? Wat moet het festival opleveren? Wanneer is het festival geslaagd? Mogelijke doelen zijn: Mensen verbinden Een jubileum vieren Een merk of organisatie zichtbaar maken Medewerkers bedanken Bezoekers iets laten ontdekken Een community opbouwen Een stad, dorp of regio activeren Een product of dienst lanceren Geld ophalen voor een goed doel Gewoon een geweldige dag neerzetten Het doel bepaalt de rest. Een festival voor medewerkers vraagt om waardering, herkenning en ontspanning. Een publiek festival vraagt om ticketing, veiligheid, bezoekersstromen en marketing. Een merkfestival vraagt om branding, presentatie, ontvangst en content. Zonder doel wordt de vraag steeds: wat vinden we leuk? Met een doel wordt de vraag: wat werkt voor onze bezoekers? 2. Bepaal je doelgroep Een festival organiseer je niet voor jezelf. Je organiseert het voor je bezoekers. Maak daarom een helder beeld van je doelgroep. Denk aan: Leeftijd Interesses Verwachtingen Budget van bezoekers Muzieksmaak Bereidheid om te reizen Eet en drinkgedrag Behoefte aan comfort Gezinnen of alleen volwassenen Zakelijk of informeel publiek Een festival voor jonge bezoekers vraagt om een andere energie dan een bedrijfsfestival voor medewerkers en partners. Een festival met gezinnen vraagt om veiligheid, zitplekken, kinderactiviteiten en duidelijke routing. Een zakelijk festival vraagt om goede ontvangst, professionele uitstraling, sprekersgeluid, schermen en momenten die inhoud en beleving combineren. De doelgroep bepaalt ook hoe je communiceert. Bij een publiek festival moet je marketing, ticketverkoop en social media strak organiseren. Bij een intern bedrijfsfestival zijn save the dates, uitnodigingen, aanmeldformulieren en interne communicatie belangrijker. 3. Maak een realistisch festivalbudget Een festival organiseren kost vaak meer dan vooraf gedacht. Dat komt niet alleen door grote kosten zoals locatie, artiesten en techniek. Juist de kleinere posten tellen snel op. Neem in je budget in ieder geval deze onderdelen mee: Locatie of terreinhuur Vergunningen en leges Veiligheidsplan Beveiliging EHBO Podium of podia Licht Geluid Schermen of projectie Technische crew Stroomvoorziening Aggregaten of verdeelkasten Bekabeling Hekwerk Tenten en overkappingen Toiletten Waterpunten Afvalverwerking Catering of foodtrucks Artiesten, sprekers of acts Backstagevoorzieningen Kleedruimtes Decoratie en aankleding Signing en bewegwijzering Ticketing of registratie Website en promotie Fotografie en video Verzekeringen Schoonmaak Transport Vrijwilligersvoorzieningen Onvoorziene kosten Reserveer altijd een buffer. Bij festivals is 10 tot 15 procent extra geen luxe. Er komt bijna altijd iets bij: extra rijplaten, meer toiletten, meer stroom, extra beveiliging, een langere opbouwdag, extra verlichting of aanvullende maatregelen vanuit de gemeente. Belangrijk: zet techniek niet onderaan je budget. Geluid, licht, podium, stroom en crew bepalen of je festival professioneel en veilig werkt. Als deze posten te laat worden meegenomen, moet je later vaak dure noodoplossingen regelen. 4. Kies een datum die werkt De datum bepaalt je haalbaarheid. Check daarom: Schoolvakanties Feestdagen Grote sportwedstrijden Andere festivals in de regio Beschikbaarheid van locatie Beschikbaarheid van artiesten Beschikbaarheid van leveranciers Gemeentelijke evenementenkalender Seizoen en weersrisico Opbouw en afbouwdagen Bij openbare festivals is de gemeentelijke evenementenkalender extra belangrijk. Sommige gemeenten willen vroeg weten welke evenementen eraan komen. Wacht daar niet te lang mee. Denk ook na over het moment op de dag. Een familiefestival werkt vaak goed overdag. Een muziekfestival kan later doorgaan, maar vraagt dan meer aandacht voor geluid, veiligheid, vervoer en buurtcommunicatie. Een bedrijfsfestival kan juist sterk zijn op vrijdagmiddag en avond, omdat het dan minder voelt als een verplicht programma. 5. Kies de juiste festivallocatie De locatie is een van de belangrijkste keuzes. Een locatie moet niet alleen mooi zijn. De locatie moet praktisch werken. Let op: Past het aantal bezoekers op het terrein? Is er ruimte voor podia, horeca, toiletten en backstage? Zijn er goede aanrijroutes voor leveranciers? Is er voldoende stroom of ruimte voor aggregaten? Is er water beschikbaar? Kan het terrein tegen regen en zwaar transport? Zijn er verharde routes nodig? Is er genoeg parkeerruimte of openbaar vervoer? Zijn er omwonenden in de buurt? Welke geluidsnormen gelden er? Zijn er vluchtwegen? Is het terrein toegankelijk voor hulpdiensten? Is de locatie geschikt voor mindervalide bezoekers? Zijn er bestaande sanitaire voorzieningen? Is er een binnenalternatief of slechtweerplan? Een weiland kan prachtig zijn, maar vraagt veel tijdelijke voorzieningen. Een bedrijfsterrein kan persoonlijk en efficiënt zijn, maar vraagt aandacht voor veiligheid, routing en uitstraling. Een bestaande eventlocatie heeft vaak voorzieningen, maar kan duurder of minder flexibel zijn. Bezoek de locatie altijd met een technische blik. Waar komt het hoofdpodium? Waar staat de regie? Waar kunnen kabels veilig lopen? Waar komen foodtrucks? Waar ontstaat wachtrij? Waar kunnen bezoekers schuilen? Waar kunnen hulpdiensten het terrein op? Een goede plattegrond voorkomt veel problemen. 6. Denk vroeg na over vergunningen Vergunningen zijn geen detail. Ze bepalen of je festival door kan gaan. Of je een vergunning nodig hebt, hangt af van de gemeente, het aantal bezoekers, de locatie, het programma, de muziek, de eindtijd, de impact op verkeer en de veiligheidsrisico’s. Vaak heb je te maken met: Evenementenmelding of evenementenvergunning Geluidsontheffing Alcoholontheffing Brandveiligheidsvoorschriften Verkeersplan Veiligheidsplan Constructieve gegevens van podium, tent of tribune Omgevingsvergunning in specifieke situaties Toestemming van grondeigenaar Muzieklicentie Voedselveiligheid en hygiëneafspraken Neem vroeg contact op met de gemeente. Vraag welke procedure geldt en welke documenten nodig zijn. Veel gemeenten vragen onder andere om: Plattegrond Programma Bezoekersaantal Tijden van opbouw, event en afbouw Verkeersplan Veiligheidsplan Calamiteitenplan Geluidsplan Alcoholplan Contactgegevens van organisator en leveranciers Wacht hier niet mee tot het programma klaar is. Juist de vergunningseisen kunnen invloed hebben op je programma, terreinindeling, eindtijd en techniek. 7. Maak een veiligheidsplan Bij een festival ben je verantwoordelijk voor bezoekers, crew, artiesten en leveranciers. Een veiligheidsplan helpt om risico’s vooraf te zien en te beperken. Denk aan: Maximale capaciteit van het terrein Vluchtroutes Nooduitgangen Brandveiligheid EHBO post Beveiliging Weerscenario Ontruimingsplan Communicatie bij calamiteiten Crowd management Toegangscontrole Alcoholbeleid Drugsbeleid indien relevant Verkeersveiligheid Kabels en struikelgevaar Constructieve veiligheid Nachtverlichting op routes Bereikbaarheid voor hulpdiensten Een festival moet gezellig voelen, maar mag nooit afhankelijk zijn van geluk. Ook kleine festivals hebben een veiligheidsaanpak nodig. Zeker wanneer er alcohol, muziek, tijdelijke constructies, veel bezoekers of slecht weer in het spel zijn. 8. Maak een goede terreinindeling Een festivalterrein moet logisch aanvoelen. Bezoekers moeten vanzelf begrijpen waar ze heen moeten. De entree moet duidelijk zijn. De bar moet vindbaar zijn. Toiletten moeten logisch staan. Het podium moet zichtbaar zijn. De routing moet veilig blijven. Plaats op je plattegrond: Entree Kassa of ticketcontrole Infopunt Hoofdpodium Tweede podium of area Regieplek Front of house positie voor geluid en licht Bars Foodtrucks Toiletten EHBO Beveiliging Backstage Kleedruimtes Crewruimte Opslag Afvalpunten Nooduitgangen Hekwerk Vluchtroutes Fietsenstalling Parkeerroute Leveranciersroute Stilte of chillzone Let op zichtlijnen. Een podium dat technisch goed staat, maar slecht zichtbaar is, werkt niet. Let ook op geluid. Zet een podium niet zonder nadenken richting woningen, kwetsbare natuur of reflecterende gebouwen. Denk daarnaast aan de energie van het terrein. Een te groot terrein voelt leeg. Een te klein terrein voelt druk en onveilig. Een goede indeling helpt bezoekers bewegen, ontdekken en blijven hangen. 9. Regel de siteproductie Siteproductie is alles wat nodig is om van een terrein een werkend festivalterrein te maken. Denk aan: Podia Tenten Hekwerk Stroom Water Toiletten Rijplaten Vloeren Aggregaten Verdeelkasten Kabelgoten Signing Backstage Crewruimte Afvalverwerking Schoonmaak Bouwverlichting Transport Heftruck of verreiker Portofoons Terreinverlichting Noodverlichting Een festival wordt voor bezoekers pas zichtbaar als de poort open gaat. Voor de organisatie begint het festival veel eerder. Maak daarom een aparte productieplanning voor opbouw en afbouw. Wie mag wanneer het terrein op? Welke leverancier bouwt eerst? Wanneer komt stroom? Wanneer kan het podium geplaatst worden? Wanneer kan licht en geluid worden gehangen? Wanneer is de soundcheck? Wanneer moet de gemeente of brandweer kunnen schouwen? Als de volgorde niet klopt, loopt alles vast. 10. Zorg voor goede stroomvoorziening Stroom is een van de meest onderschatte onderdelen van een festival. Alles vraagt stroom: Geluid Licht Schermen Bars Koelingen Foodtrucks Kassa of ticketing Pinapparaten Wifi Backstage Toiletten met techniek Terreinverlichting Productiekantoor Oplaadpunten Medische post Maak daarom een stroomplan. Vraag elke leverancier hoeveel stroom zij nodig hebben. Zet dit in een overzicht. Laat daarna bepalen hoeveel aansluitingen, verdeelkasten, kabels en eventueel aggregaten nodig zijn. Let ook op spreiding. Foodtrucks en koelingen vragen vaak veel vermogen. Geluid en licht moeten betrouwbaar en schoon gevoed worden. Pin, ticketing en communicatie mogen niet uitvallen. Een goed stroomplan voorkomt storingen, gevaarlijke kabelsituaties en stress tijdens het festival. 11. Denk serieus na over geluid Geluid maakt of breekt een festival. Goed geluid betekent niet alleen hard geluid. Het betekent passend geluid. Een spraakprogramma vraagt om verstaanbaarheid. Een DJ vraagt om druk en energie. Een band vraagt om balans tussen instrumenten, zang, monitors en publieksgeluid. Een bedrijfsfestival vraagt vaak om meerdere zones met verschillende functies. Denk aan: Hoofdsysteem Subwoofers Frontfills Delay speakers bij grotere terreinen Monitors voor artiesten Microfoons Mengtafel Stageboxen DJ aansluiting Bandprikkers Technicus voor front of house Monitortechnicus indien nodig Geluidsmeting Geluidsnormen Richting van het geluid Geluidsplan voor vergunning Slecht geluid valt direct op. Te zacht, te hard, schel, onverstaanbaar of ongelijk verdeeld geluid haalt mensen uit de beleving. Laat daarom de geluidsopstelling afstemmen op terrein, programma, bezoekersaantal en vergunningseisen. 12. Maak met licht sfeer en veiligheid Licht heeft twee functies: sfeer en veiligheid. Voor sfeer denk je aan: Podiumlicht Bewegend licht Sfeerverlichting Decorverlichting Uitlichten van bomen, gevels of objecten Barverlichting Backstageverlichting Lichtmomenten tijdens show of opening Voor veiligheid denk je aan: Verlichte looproutes Entreeverlichting Toiletverlichting Noodroutes Fietsenstalling Parkeerroute Crew en laadzone Afbouwverlichting Een festival kan overdag beginnen en in het donker eindigen. Wat om 16.00 uur logisch lijkt, kan om 22.30 uur onduidelijk of onveilig zijn. Maak daarom ook een lichtplan voor de avond. Juist met goede verlichting kun je een simpel terrein laten voelen als een echte festivalomgeving. 13. Kies podia en techniek die passen bij je programma Niet elk festival heeft een groot podium nodig. Kies je podium op basis van: Aantal bezoekers Type acts Zichtbaarheid Veiligheid Weerbestendigheid Benodigde techniek Backstage behoefte Opbouwtijd Vergunningseisen Budget Een DJ heeft andere voorzieningen nodig dan een band. Een spreker heeft andere techniek nodig dan een artiest. Een awardmoment of opening vraagt om timing, microfoons, muziek en eventueel beeld. Denk bij podiumtechniek aan: Podiumdelen Overkapping Truss Rigging Licht Geluid Monitors Microfoons Backline Stroom Kabelmanagement Trap en leuning Valbeveiliging Constructieve documenten Bano kan bij festivals helpen met de technische productie van podium, licht, geluid, beeld, schermen, regie, opbouw en crew. Dat is vooral handig wanneer meerdere technische onderdelen goed op elkaar moeten aansluiten. 14. Zorg voor duidelijke communicatie op het terrein Bezoekers willen niet zoeken. Zorg daarom voor duidelijke informatie: Entree Programma Plattegrond Toiletten EHBO Bars Food Munten of betalen Nooduitgangen Fietsenstalling Rookzone indien relevant Infopunt Huisregels Tijdschema Gebruik signing die past bij je festivalstijl, maar houd het leesbaar. Bij grotere festivals kun je ook schermen of narrowcasting gebruiken voor programma, tijden, sponsorvermelding, veiligheidsinformatie of wijzigingen. Bij zakelijke en bedrijfsfestivals kan beeldtechniek ook helpen voor branding, sfeerfilms, opening, presentaties of live camerabeeld. 15. Regel catering die past bij je bezoekers Catering is meer dan eten en drinken. Het bepaalt wachtrijen, sfeer, terreinindeling en bezoekerservaring. Denk aan: Foodtrucks Buffetten Bars Koffiepunten Waterpunten Alcoholvrije opties Vegetarische opties Vegan opties Allergeneninformatie Late night snack Crewcatering Artiestencatering Afvalstromen Stroom en water per cateraar Vraag foodtrucks en cateraars vroeg om hun technische wensen. Hoeveel stroom hebben ze nodig? Hebben ze water nodig? Hoeveel ruimte nemen ze in? Wanneer willen ze opbouwen? Kunnen ze omgaan met piekmomenten? Hoe verwerken ze afval? Een mooie foodtruck die te weinig capaciteit heeft, veroorzaakt lange rijen. En lange rijen halen energie uit je festival. 16. Programmeer slim De programmering bepaalt het ritme van je festival. Let op: Begin rustig genoeg Bouw energie op Plan voldoende pauzes Voorkom overlap tussen belangrijke acts Houd rekening met soundchecks Plan ombouwtijd Denk aan verschillende doelgroepen Zorg voor een duidelijke afsluiter Houd rekening met eindtijd vergunning Maak een back up plan bij uitval Programmeer niet te vol. Bezoekers willen ontdekken, eten, praten en bewegen. Een festival heeft lucht nodig. Zeker bij bedrijfsfestivals werkt een mix van inhoud, ontmoeting, eten, muziek en ontspanning vaak beter dan een strak programma zonder ruimte. Vraag bij elke act: Wat heeft deze act technisch nodig? Hoeveel opbouwtijd is nodig? Is er een hospitality rider? Is er een technische rider? Wie ontvangt de artiest? Wie geeft het startsein? Wat gebeurt er als de act uitloopt? Zorg dat artiesten, techniek, presentator en productie dezelfde planning hebben. 17. Maak een festivaldraaiboek Een festivaldraaiboek is het document dat iedereen bij elkaar houdt. Het hoeft niet mooi te zijn. Het moet bruikbaar zijn. Zet in het draaiboek: Contactgegevens organisatie Contactgegevens leveranciers Contactgegevens gemeente en hulpdiensten Tijdschema voorbereiding Opbouwplanning Programmaplanning Afbouwplanning Plattegrond Leverancierslijst Crewplanning Vrijwilligersplanning Artiestenplanning Technische planning Cateringplanning Veiligheidsafspraken Calamiteitenplan Weerscenario Communicatieplan Portofoonkanalen Beslismomenten Noodnummers Checklist voor opening terrein Checklist voor sluiting terrein Maak daarnaast een showdraaiboek voor alle live momenten. Daarin staat precies: Wie komt wanneer op? Welke microfoon wordt gebruikt? Welke muziek start? Welk lichtbeeld hoort erbij? Welke video of presentatie draait? Wie telt af? Wie geeft akkoord? Wat is het noodplan bij storing? Voor bezoekers voelt een festival spontaan. Voor de productie is timing alles. 18. Werk met duidelijke rollen Een festival heeft overzicht nodig. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Belangrijke rollen zijn: Festivalproducent Projectleider Locatiemanager Technisch producent Stagemanager Veiligheidscoördinator Vrijwilligerscoördinator Cateringcoördinator Artiestenbegeleider Backstagemanager Communicatieverantwoordelijke Ticketing of registratie Logistiek coördinator Hoofd beveiliging EHBO aanspreekpunt Ook bij een klein festival is rolverdeling belangrijk. Als iedereen “wel even meehelpt”, weet op de dag zelf niemand wie de knoop doorhakt. Dat zorgt voor vertraging en frustratie. Zorg daarom voor één eindverantwoordelijke en duidelijke aanspreekpunten per onderdeel. 19. Denk aan crew, vrijwilligers en briefing Crew en vrijwilligers maken het festival mogelijk. Maar alleen als zij goed weten wat ze moeten doen. Regel voor crew en vrijwilligers: Heldere taken Start en eindtijden Contactpersoon Briefing Pauzes Eten en drinken Herkenbare kleding of badge Portofoon indien nodig Noodinstructies Plattegrond Huisregels Escalatieprocedure Plan voor opening van het terrein een korte briefing. Bespreek: Programma Veiligheid Publieksstromen Belangrijke telefoonnummers Weersverwachting Wat te doen bij incidenten Wie beslissingen neemt Waar crew zich kan melden Een goed geïnformeerd team straalt rust uit. 20. Maak een slechtweerplan Bij een festival moet je altijd rekening houden met weer. Ook in de zomer. Denk aan: Regen Wind Onweer Hitte Kou Modder Gladde looproutes Wateroverlast Stormschade Bezoekers die willen schuilen Maak vooraf keuzes. Wanneer gaat het festival gewoon door? Wanneer pas je het programma aan? Wanneer moet een podium leeg? Wanneer stop je tijdelijk? Wie beslist? Hoe informeer je bezoekers? Voor buitenfestivals zijn tenten, overkappingen, vloeren, rijplaten, heaters, waterpunten en schaduwplekken geen luxe. Ze kunnen het verschil maken tussen een goed festival en een chaos. 21. Denk aan ticketing, registratie en toegang Niet elk festival werkt met tickets. Maar elk festival heeft toegangscontrole nodig. Bij een openbaar festival denk je aan: Ticketverkoop Scannen bij entree Polsbandjes Leeftijdscontrole Tassencontrole indien nodig Gastenlijst Pers of VIP toegang Herintreding Capaciteitscontrole Bij een bedrijfsfestival denk je aan: Aanmeldformulier Gastenlijst Partners of kinderen Dieetwensen Naamregistratie Ontvangstbalie Badges indien nodig No show percentage De entree is het eerste echte contactmoment. Zorg dus dat deze soepel loopt. Lange wachtrijen bij binnenkomst geven direct een verkeerde start. 22. Zorg voor goede bereikbaarheid Bereikbaarheid heeft veel invloed op bezoekerservaring. Denk aan: Auto Fiets Openbaar vervoer Taxi Kiss and ride Pendelbussen Parkeerterrein Fietsenstalling Mindervalide parkeerplaatsen Leveranciersroute Hulpdienstenroute Communiceer vooraf duidelijk hoe bezoekers moeten komen. Bij grotere festivals kan een verkeersplan nodig zijn. Bespreek dit op tijd met gemeente, terreinbeheerder en beveiliging. Denk ook aan vertrek. Na afloop vertrekken veel mensen tegelijk. Zorg dat verlichting, routing, taxi’s, fietsenstalling en parkeerbegeleiding goed geregeld zijn. 23. Leg je festival vast met foto en video Een festival is waardevol contentmateriaal. Denk aan: Fotografie Aftermovie Social clips Interviews Timelapse van opbouw Registratie van speeches Livestream of opname Beeld voor sponsors Beeld voor volgende editie Interne communicatie Maak vooraf een shotlist. Wat moet zeker worden vastgelegd? Entree, sfeer, publiek, artiesten, food, partners, branding, openingsmoment, afsluiting en backstage? Let ook op toestemming en privacy. Vooral bij zakelijke festivals, kinderen of interne evenementen moet duidelijk zijn waar beelden voor gebruikt worden. Bano kan technische productie eventueel combineren met opname, livestreaming of mobiele videoproductie op locatie. 24. Vergeet duurzaamheid niet Duurzaamheid wordt steeds belangrijker bij festivals. Denk aan praktische keuzes: Minder wegwerpplastic Herbruikbare bekers Afvalscheiding Lokale leveranciers Vegetarische opties Goede waterpunten Slim stroomgebruik LED verlichting Minder transportbewegingen Herbruikbare signing Digitale communicatie Realistische inkoop Voorkomen van voedselverspilling Duurzaamheid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met keuzes die direct impact hebben en haalbaar zijn binnen budget en planning. 25. Test alles voor de poort open gaat De laatste uren voor opening zijn cruciaal. Test in ieder geval: Geluid Microfoons Licht Schermen Muziek DJ aansluiting Bandopstelling Presentaties Stroomgroepen Pinapparaten Ticketing Wifi Portofoons Noodverlichting Koelingen Waterpunten Toiletvoorzieningen Bewegwijzering EHBO post Entreeproces Maak een openingschecklist. Pas als die is afgevinkt, gaat de poort open. Een festival starten terwijl techniek, entree of terrein nog niet klaar is, zorgt bijna altijd voor problemen die later lastig te herstellen zijn. 26. Veelgemaakte fouten bij zelf een festival organiseren Deze fouten komen vaak voor: Te laat beginnen met vergunningen Geen duidelijk doel bepalen Budget te optimistisch inschatten Techniek te laat betrekken Stroom onderschatten Geen slechtweerplan maken Te weinig toiletten of afvalpunten plaatsen Geen goede plattegrond maken Te weinig opbouwtijd reserveren Geluidsnormen vergeten Geen duidelijke rolverdeling maken Te veel programma plannen Geen back up act of scenario hebben Geen duidelijke bezoekerscommunicatie Geen evaluatie doen na afloop De meeste festivalproblemen ontstaan niet op de dag zelf. Ze ontstaan weken eerder, omdat iets niet is uitgezocht of vastgelegd. Festival organiseren checklist Gebruik deze checklist als basis. Concept en voorbereiding Doel bepaald Doelgroep bepaald Type festival gekozen Datum gekozen Bezoekersaantal ingeschat Budget gemaakt Organisatieteam samengesteld Rollen verdeeld Planning gemaakt Gemeente vroeg benaderd Locatie en terrein Locatie bezocht Capaciteit gecontroleerd Plattegrond gemaakt Routing bepaald Entree bepaald Plek voor podium bepaald Plek voor bars en food bepaald Toiletten gepland EHBO plek bepaald Leveranciersroute bepaald Parkeren en fietsen geregeld Vluchtroutes ingetekend Vergunningen en veiligheid Melding of vergunning gecontroleerd Veiligheidsplan gemaakt Verkeersplan gemaakt indien nodig Geluidsplan gemaakt indien nodig Alcoholontheffing gecontroleerd Muzieklicentie gecontroleerd EHBO geregeld Beveiliging geregeld Brandveiligheid gecontroleerd Weerscenario gemaakt Calamiteitenplan opgesteld Techniek en productie Podium gekozen Geluid afgestemd Lichtplan gemaakt Schermen of beeldtechniek bepaald Stroomplan gemaakt Aggregaten of verdeelkasten geregeld Bekabeling en kabelgoten geregeld Technische crew ingepland Soundcheck gepland Showdraaiboek gemaakt Backstage technisch voorbereid Programma en bezoekers Programma gemaakt Artiesten geboekt Technische riders opgevraagd Catering geregeld Bars geregeld Ticketing of registratie geregeld Communicatie voorbereid Signing gemaakt Fotografie of video gepland Vrijwilligers gebriefd Laatste week Draaiboek gedeeld Leveranciers bevestigd Weer gecontroleerd Definitieve plattegrond gedeeld Contactlijst afgerond Portofoons gepland Laatste vergunningseisen gecontroleerd Crewbriefing ingepland Opbouwplanning bevestigd Openingschecklist gemaakt Voorbeeld van een eenvoudige festivalplanning 6 tot 12 maanden vooraf Doel bepalen Team samenstellen Datum kiezen Locatie onderzoeken Gemeente benaderen Budget opstellen Eerste leveranciers benaderen Concept ontwikkelen 3 tot 6 maanden vooraf Vergunningstraject starten Programma boeken Techniek uitvragen Catering uitvragen Veiligheidsplan maken Plattegrond maken Ticketing of registratie opzetten Communicatie starten 1 tot 3 maanden vooraf Leveranciers bevestigen Technisch plan afronden Stroomplan afronden Signing voorbereiden Crew en vrijwilligers regelen Draaiboek opstellen Marketing opschalen Gemeente documenten aanleveren Laatste maand Draaiboek definitief maken Crewbriefing plannen Artiesteninformatie bevestigen Veiligheidscheck doen Weerscenario controleren Laatste terreincheck doen Social content klaarzetten Productieplanning delen Festivalweek Opbouw starten Stroom testen Podium en techniek bouwen Terrein inrichten Signing plaatsen Soundcheck doen Briefing geven Poort openen Festival draaien Afbouw en oplevering Wanneer schakel je een technische producent in? Bij een heel klein festival kun je veel zelf doen. Maar zodra podium, geluid, licht, stroom, schermen, artiesten, meerdere zones of bezoekersstromen belangrijk worden, is het slim om een technische producent mee te laten kijken. Een technische producent helpt met: Technisch plan Podiumopstelling Geluidsplan Lichtplan Stroomverdeling Beeldtechniek Regie Opbouwplanning Crewplanning Veiligheid rond techniek Afstemming met artiesten Afstemming met locatie en gemeente Testen voor opening Bediening tijdens het festival Afbouw na afloop Het voordeel is dat techniek niet los wordt geregeld, maar onderdeel wordt van het totale festivalplan. Dat voorkomt misverstanden tussen podiumleverancier, geluidsbedrijf, lichtpartij, cateraar, locatie, artiesten en organisatie. Hoe Bano kan helpen bij jouw festival Bano helpt organisaties met de technische productie van festivals, bedrijfsfestivals en zakelijke events. Dat kan gaan om: Geluid Licht Podiumtechniek Schermen Projectie Microfoons DJ techniek Bandtechniek Sfeerverlichting Stroomafstemming voor techniek Technische planning Regie Opbouw en afbouw Technische crew Opname of livestreaming Signing en branding Bano is vooral sterk wanneer techniek, beleving en praktische uitvoering samen moeten komen. Bijvoorbeeld bij een bedrijfsfestival op eigen terrein, een jubileumfestival, een publieksevenement, een festival met meerdere zones of een zakelijke festivalsetting met sprekers, muziek, beeld en branding. We denken mee over wat nodig is, maar ook over wat niet nodig is. Niet groter dan nodig, wel professioneel genoeg voor het doel, het aantal bezoekers en de locatie. Veelgestelde vragen over zelf een festival organiseren Hoe begin je met een festival organiseren? Begin met doel, doelgroep, datum, locatie en budget. Neem daarna vroeg contact op met de gemeente om te controleren of je een melding of vergunning nodig hebt. Werk vervolgens programma, terreinindeling, techniek, veiligheid en draaiboek uit. Heb je altijd een vergunning nodig voor een festival? Niet altijd. Soms is een melding voldoende. Dit hangt af van gemeente, locatie, bezoekersaantal, geluid, eindtijd, alcohol, verkeer en veiligheidsrisico’s. Controleer dit altijd bij de gemeente waar het festival plaatsvindt. Wat kost het om een festival te organiseren? Dat hangt af van bezoekersaantal, locatie, techniek, artiesten, catering, beveiliging, toiletten, vergunningen, stroom en crew. Maak altijd een totaalbudget met buffer voor onvoorziene kosten. Wat moet er in een festivaldraaiboek staan? Een festivaldraaiboek bevat contactpersonen, tijdschema, opbouw, afbouw, programma, plattegrond, leveranciers, techniek, veiligheid, crew, vrijwilligers, noodnummers en calamiteitenplan. Welke techniek heb je nodig voor een festival? Meestal heb je geluid, licht, podium, stroom, bekabeling, microfoons, DJ of bandtechniek, schermen en technische crew nodig. De exacte techniek hangt af van programma, terrein, aantal bezoekers en vergunningseisen. Hoeveel toiletten heb je nodig bij een festival? Dat hangt af van bezoekersaantal, duur van het festival, alcoholgebruik, doelgroep en eisen van gemeente of locatie. Vraag een toiletleverancier om advies en neem dit mee in je terreinplan. Hoe regel je stroom op een festival? Maak een stroomplan per leverancier. Vraag foodtrucks, bars, techniek, ticketing en crewvoorzieningen om hun stroombehoefte. Laat daarna bepalen hoeveel aansluitingen, verdeelkasten, kabels en aggregaten nodig zijn. Hoe voorkom je geluidsoverlast bij een festival? Begin met een goed geluidsplan. Let op richting van het podium, type geluidsinstallatie, geluidsnormen, eindtijd, afstand tot woningen en metingen tijdens het festival. Stem dit af met gemeente en technische partij. Kun je een festival op eigen bedrijfsterrein organiseren? Ja, dat kan goed werken. Let dan extra op veiligheid, stroom, routing, toiletten, geluid, vergunningen, aankleding en bereikbaarheid voor hulpdiensten. Een technische schouw vooraf is verstandig. Wanneer moet je een festival uitbesteden? Je hoeft niet alles uit te besteden. Maar bij grotere bezoekersaantallen, meerdere leveranciers, podiumtechniek, vergunningen, veiligheid of weinig interne tijd is het slim om productie, techniek of projectbegeleiding deels uit te besteden. Conclusie: een goed festival voelt vrij, maar is strak voorbereid Zelf een festival organiseren is geweldig, maar vraagt overzicht. Begin met doel en doelgroep. Kies daarna een passende locatie, maak een realistisch budget en betrek gemeente, techniek en veiligheid vroeg in het proces. Denk niet alleen aan de leuke onderdelen, zoals artiesten, foodtrucks en aankleding. Denk ook aan stroom, geluid, licht, toiletten, routing, vergunningen, crew, draaiboek en slechtweerplan. Een festival is geslaagd als bezoekers ontspannen kunnen genieten en achter de schermen alles klopt. Wil je een festival, bedrijfsfestival of zakelijk evenement organiseren en zoek je hulp bij techniek, podium, licht, geluid, beeld, regie of technische productie? Dan denkt Bano graag mee over een praktische en professionele aanpak.", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Erwin Balkema", "sameAs" : "https://www.linkedin.com/in/ebalkema/", "url" : "https://www.bano.nl/blog/author/admin" }, "dateModified" : "08/01/2018", "datePublished" : "08/01/2018", "headline" : "Zelf een festival organiseren? Complete checklist, draaiboek en praktische tips", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 400, "url" : "https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/6104253/Imported_Blog_Media/Festival%20organiseren-19x13.jpg", "width" : 750 }, "mainEntityOfPage" : "https://www.bano.nl/blog/zelf-festival-organiseren", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://6104253.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/6104253/Bano_logo_black_engaging_audiences_2lines.jpg" }, "name" : "Bano B.V.", "url" : "www.bano.nl" } } ```