--- title: Bano News | Erwin Balkema (5) description: Erwin Balkema is CEO of Bano Event Technology. He helps organisations with event technology, audiovisual production, exhibition stands, livestreaming and hybrid events. Together with the Bano team, he supports business events, exhibitions, conferences and technical productions where reliability, preparation and a strong visitor experience matter. (5) --- # Erwin Balkema #### Erwin Balkema is CEO of Bano Event Technology. He helps organisations with event technology, audiovisual production, exhibition stands, livestreaming and hybrid events. Together with the Bano team, he supports business events, exhibitions, conferences and technical productions where reliability, preparation and a strong visitor experience matter. ## [How to choose the perfect location for your event](https://www.bano.nl/en/perfect-event-location) Door [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/en/author/admin) | 13-apr-2021 15:22:19 How do you choose the right location for an event? It is a question that concerns every event... [ Lees meer ](https://www.bano.nl/en/perfect-event-location) ## [The perfect checklist for organizing events](https://www.bano.nl/en/checklist-organizing-events) Door [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/en/author/admin) | 13-apr-2021 14:41:57 Event organization is a real search for the right location for the event, the decoration of... [ Lees meer ](https://www.bano.nl/en/checklist-organizing-events) ## [Business events Tips!](https://www.bano.nl/en/zakelijk-evenement-organiseren) Door [Erwin Balkema](https://www.bano.nl/en/author/admin) | 26-jan-2021 15:21:59 Wil je een zakelijk evenement organiseren en kun je hier wel enige hulp bij gebruiken? Wij... [ Lees meer ](https://www.bano.nl/en/zakelijk-evenement-organiseren) - - [1](https://www.bano.nl/en/author/admin) - [2](https://www.bano.nl/en/author/admin/page/2) - [3](https://www.bano.nl/en/author/admin/page/3) - [4](https://www.bano.nl/en/author/admin/page/4) - [5](https://www.bano.nl/en/author/admin/page/5) - ```json { "@context" : "https://schema.org", "@id" : "https://www.bano.nl/#organization", "@type" : [ "Organization", "LocalBusiness", "ProfessionalService" ], "address" : { "@type" : "PostalAddress", "addressCountry" : "NL", "addressLocality" : "Groningen", "addressRegion" : "Groningen", "postalCode" : "9723 TK", "streetAddress" : "Gotenburgweg 15" }, "alternateName" : [ "Bano", "Bano Event Technology" ], "areaServed" : [ { "@type" : "Place", "name" : "Groningen" }, { "@type" : "Place", "name" : "Drenthe" }, { "@type" : "Place", "name" : "Friesland" }, { "@type" : "Place", "name" : "Noord-Nederland" }, { "@type" : "Country", "name" : "Nederland" }, { "@type" : "Place", "name" : "Europa" } ], "audience" : [ { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Bedrijven" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Overheden" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Onderwijsinstellingen" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Zorgorganisaties" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Congresorganisatoren" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Standhouders en exposanten" }, { "@type" : "Audience", "audienceType" : "Internationale eventteams" } ], "description" : "Bano is een AV en event technology partner uit Groningen voor zakelijke evenementen, congressen, beurzen, standbouw, studio-opnames, livestreams en vaste audiovisuele installaties in Noord-Nederland, Nederland en Europa.", "knowsAbout" : [ "AV verhuur", "Eventtechniek", "Audiovisuele techniek", "Congres AV", "Beurs AV", "Standbouw", "Sponsorstand AV", "Livestreaming", "Hybride events", "Opnamestudio", "Studio-opnames", "Audiovisuele installaties", "Vergaderruimte AV", "Narrowcasting", "Presentatietechniek", "Schermen verhuur", "Geluid verhuur", "Technische eventproductie", "Europese eventproductie", "Roadshows", "Productlanceringen" ], "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://www.bano.nl/hubfs/logo.png" }, "makesOffer" : [ { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "AV verhuur voor zakelijke evenementen" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Congres AV en eventtechniek" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Standbouw en sponsorstand AV" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Opnamestudio, livestream en hybride events" } }, { "@type" : "Offer", "itemOffered" : { "@type" : "Service", "name" : "Audiovisuele installaties voor vergaderruimtes, onderwijs, kantoren en publieksruimtes" } } ], "name" : "Bano B.V.", "sameAs" : [ "https://www.linkedin.com/company/banopro/", "https://www.instagram.com/bano_nl/", "https://www.facebook.com/BanoPro/" ], "url" : "https://www.bano.nl" } ``` ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "articleBody" : "How do you choose the right location for an event? It is a question that concerns every event planner and an aspect that, in addition to audio, video and light (which we have gone into in more detail), an important influence on the success of an event. The right location depends of course on what type of event you want to organize and on what scale you do, but there are also several factors that you must consider. Read more about this in this article! What do you want to convey with your event? Considerations such as geographical location, price, catering and how beautiful the location looks are important. However, much less attention is paid to the following issue: can the location support the communication process? An issue that should be at the top of everyone’s list, since conveying the message at every event is crucial. We ensure the perfect appearance of your event and above all that your message is transferred to your guests! On this page we mention points that help you choose the right location to convey your message. Which location is the most suitable for which event? Foyer Cloakroom Capacity of the location Available spaces 5.1 Different setups 5.2 Practical areas Shape and height of the room Rigging and AV facilities Preferred suppliers Power supplies Access times Accessibility Budget Golden rule: never book a location before you have visited it? 1. Which location is the most suitable for which event? Whether you are organizing a live event, conference, wedding or business event. Another location is most suitable for each event. So the question which location fits best with the type of event you are going to organize? This is difficult to say is advance. The location tenants usually indicate on their website which event their location is most suitable for. Bases on this information you can make an initial selection in which location is suitable for your event. Of course, you always visit the location before you finally make a choice. 2. Foyer The foyer is the place where you receive the visitors of your event. Make sure this room connects to your event. For example, the space should have enough capacity for the expected number of visitors and to connect the design of the foyer to the type of event that you organize. Do not go for a luxury or kitsch foyer when you organize a very festive event. Try to empathize with your visitors and try to meet their needs and where possible to exceed them. Make clear to yourself what the foyer should meet. Which luxurious conveniences should all be present (bar, kitchen, sound, light, etc.)? always check with the landlords of the location. Always be aware that the foyer is the first thing your audience will see. In this space you can build up expectations and lay a foundation for communicating your message. You want your audience to feel directly involved. 3. Cloakroom Check if the location has a cloakroom and whether it is large enough for the number of visitors. Put people here or let the visitors hang their own coat. If you need to integrate a cloakroom in a planned room yourself, see if this is possible. There is nothing more annoying than having to keep your coat with you all day long. 4. Capacity of the location Before you start looking for the right location, it is important to make an inventory of the number of visitors for your event. Make sure you have a margin in this so that you do not run the risk of having too small a location for your event. Most event locations have shown in their description how many visitors it is suitable for the number of square meters of the location. Make sure you find the perfect balance between the expected number of visitors and the capacity of the location. 5. Available spaces You have a location with sufficient capacity for the expected number of visitors. But does it also have various rooms to shape your event? Think of the large congress hall, different rooms for holding workshops of other activities, rooms for networking and lunch rooms. 5.1 Different setups consider in advance which arrangement you want to put the guests in the room. Do you opt for a theater setup, cabaret setup of schoolyard setup? Consider what best suits your event and map how these spaces should be. Below are several setups with the corresponding space that one person takes possession of. This way you can make a good estimate of how many people you can spend in a room. The arrangements for meetings and conferences: Theater set-up: 0.5 m per person School layout: 1.5 m2 per person Cabaret setup: 1 m2 per person Carré setup: 0.5 m2 per person U-shape: 1 m2 per person The arrangements for parties: Reception: 1m2 per person Banquet setup/seated dinner: 1.5 to 2 m2 per person Party: 1.5 m2 per person 5.2 Practical areas In addition to the spaces, think of practical matters such as the presence of changing rooms for any speakers/artists present. Are the dressing rooms equipped with mirrors and running water and the like? In addition, sufficient sanitation is also very important. Here, the rule of thumb for 1 toilet can be 50 persons. In case of indoor locations, the plumbing is usually sufficient, but always check this with the location lesser. The table below shows how many toilets are needed for the number of visitors for a specific duration of the event. 6. Shape and height of the room The shape of a room determines the needs of your event. Long or wide halls must be provided with the correct image and sound reinforcement so that the entire audience can see and hear everything. After all, this is essential for conveying your message. The ceiling height of the room affects the height of projection screens and stages. Projection screens can strengthen the spoken word and play an important role in presentations. Make sure you use the available space. Also check the acoustics of the location. Is there disturbing noise in the environment that can affect your event? An important factor that is usually still forgotten. 7. Rigging and AV facilities Is there rigging in the room? If so, there are possibilities to secure projectors, speakers and lights in a safe way and in the right place. With rigging and the right AV equipment you can create a great atmosphere. In addition, the presence of rigging gives a professional look to the space. Also check whether the location itself has WV facilities and if so, which ones. Do they meet the requirements of your event or do you have to rent them externally? when you work with Bano your event will be equipped with professional AV facilities and rigging. The following video is meant to give you a small impression of what is possible with the AV equipment of today. Try to think ‘out of the box’ and impress your audience. 8. Preferred suppliers Many locations have a partnership with suppliers. If you use the location, you are also obliged to use them. Always check whether this is the case. This could impede you in the completion of your event. 9. Power supplies Is the power supply sufficient on your event location? Remember that not only the audiovisual materials need electricity, but also factors such as catering an heating. It also always involves some risk when everything is connected to one circuit. In this case, everything will fail at the same time is there is an overload. If there is only one circuit available, you can always rent an external generator. Remember that locations such as restaurants and office spaces often have a limited power supply, limiting the use of extensive technology. The presence of heating and/or air conditioning is not always self-evident. When you have a large indoor event that attracts many visitors, the temperature can quickly rise. The presence of air conditioning will do the visitors well. 10. Access times Some locations have multiple events on the same day. In connection with installing and cleaning up your equipment, it is important to know how long you have access to the location. You want your event to be caught at the right time and not let your guests wait. In addition, speaker should be able to prepare quietly, the equipment should be tested, and any other preparations made. 11. Accessibility Is the location of your event easy to reach for your guests? Ideally, the location is easily accessible by public transport and the people who come with their own transport do not suffer too much from traffic jams when the event takes place in a big city. Make sure there is sufficient parking space and that the location is accessible for disabled people. This also gives you the signal that your event is for everyone! 12. Budget Finally, the budget which is of course not entirely unimportant: pay attention to your available budget. Always request a quotation immediately and have it re-created as you work out the preparations. This prevents you from being confronted with surprises afterwards. Link Determine budget Lees hier meer over het budget bepalen van je evenement Need help? Finding the perfect location for your event is, as you have read, quite a job. You can also choose to hand over this completely to a specialist. We can completely unburden you in this area and thus guarantee that the chosen location is perfect for your event. This way all your guests will receive your message and experience an unforgettable event. Feel free to contact us to look at the possibilities together.", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Erwin Balkema", "sameAs" : "https://www.linkedin.com/in/ebalkema/", "url" : "https://www.bano.nl/en/author/admin" }, "dateModified" : "13/04/2021", "datePublished" : "13/04/2021", "headline" : "How to choose the perfect location for your event", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 400, "url" : "https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/6104253/event-location.jpg", "width" : 750 }, "mainEntityOfPage" : "https://www.bano.nl/en/perfect-event-location", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://6104253.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/6104253/Bano_logo_black_engaging_audiences_2lines.jpg" }, "name" : "Bano B.V.", "url" : "www.bano.nl" } } ``` ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "articleBody" : "Event organization is a real search for the right location for the event, the decoration of the event and all other facets that come with the event. In order not to overlook important matters organically, it is useful to have a checklist. On this page you find a complete checklist that will help you to organize your event. Organise an online event? Read more. Before start A beginner’s mistake is that often made when organizing events is that one immediately switches to the organization. DO NOT! It is essential to start by explaining the idea of your event and what the reason for this was. Next you determine the objectives as specifically as possible. The objectives are leading for your event. This way you start your event by setting specific objectives and your event ends with evaluating your objectives. Also examine the feasibility of the objectives and adjust them if they are not feasible. Next it is important to set the budget for the event. When this is clear, the event can take shape. Determine what kind of event it will be. Do you choose for a business event, live event or conference? Set up a profile of your target group/guests based on the type of event. Make an estimate of the size of the target group. Follow the point below to organize your event from the objectives. Follow the point below to organize your event from the objectives: Formulate your idea Make clear what the reason for the event is Research the feasibility Clearly define the objectives of the event Set your budget What kind of event will it be (business, live event, congress or roadshow)? Identify the nature or character of the event. Compose a profile of the target group/guests Composition organization team A successful event falls and stands with a good organization. This starts with a good composition of the organization team. Make it a diverse team, consisting of people from different departments. This way you create a team that consists of people with different qualities. This will lead to various, unique ideas that will benefit the quality of the event. Set up one main responsible person and one budget manager. Then give each team member a specific task and define the tasks explicitly so that everyone knows exactly what his or her task is. To make the organization clear and thigh, it is necessary to set tight but feasible deadlines. Make sure that the points below are worked out in detail to make the organization team as good as possible. Put a team together, consisting of people from different departments and ages to get the broadest possible input of qualities, ideas, etc. Appoint one main person. Set up the budget manager Give each member a task and define it properly so that everyone knows who has which task For the member of the team who have visit the location, caterer, etc., compensation must be arranged. Make clear agreements about the tasks to be completed Set tight, but feasible deadlines. Organize or outsource internally You may wish to have the organization of the event organized internally, but the know-how time must be available for this. Investigate whether is it feasible to take the organization of the event internally or whether this needs to be outsourced. If you want to spend it out, see if this is feasible from a budget point of view. Pass on the point below to come to the decision to make the organization internally or outsource. Check whether there is sufficient time in-house to organize the event itself. If this is not the case, spend it on a professional event organizer. Check if it is financially feasible to outsource the organization (or parts thereof). Research if there is sufficient knowledge and internally to organize the event itself. Determine whether your company can bear the organizational and the financial risks. Determine if you can achieve the efficiency by doing the online participant registration yourself. The supplier The big preparatory work is finished, and some form can already be given to the event. Engaging suppliers is a very important link in the entire organization process. Do good research on the suppliers before you enable them. Make appointments with various suppliers for exploratory talks. If these are successful, always ask for quotations so that at the end of the journey you can compare different suppliers based on price-quality ratio. If you are out and want to engage a few suppliers, always make sure you draw up a contract and read the terms of delivery carefully. Prepare a clear budget for this cost item. Always take the following points into account in the process of engaging suppliers. Ask references of suppliers and check them carefully. Do your research by visiting trade fairs, reading trade journals and using the internet. Make agreements with suppliers for orientation discussions. Request and compare various offers. Prepare a contract and review the delivery terms. Set up a budget Prepare a script Do you want a successful event? Make sure you have prepared a detailed scenario. it must consist of all the point below. The script is a detailed reference book that describes exactly who, what, when. The scenario must be kept constantly up-to-date during the process before and during the event. Do not forget that a phone book must be added to the script. Make sure that everyone involved in the event is in possession of the script and that there are always a few copies on location during the event. Compile a clear-cut scenario in which is included per column: time place section responsible for that part/supplier involved save space for any notes Create a phone book and make sure every team member has it Hold at least one operational meeting where each team member and relevant supplier is present. Read more about composing a script During the event To ensure that the event runs smoothly, you have to do a few tasks during the event. Ensure that one person is in control, one person acts as a point of contact for all suppliers and that you have hosts/hostesses. As an organization you want to create interaction with your audience. The ultimate place for this is social media. Provide updates about the event during the event. In this way you create an interactive platform in which you are in contact with your audience and the public with each other. Every team member has to be in possession of a script One team member is in control The director must be empowered to make decisions quickly. The team member with this function is the best able to switch quickly in unforeseen situations. Set up one person who acts as a point of all contact for all suppliers. Care for hosts/hostesses ZDuring the event, provide updates on social media about the course of the event. After As important as the preparation, – and execution phase of the event are, so important is the process of evaluating after the event. The event is still fresh in the memory. Plan the evaluation shortly after the event to make it as effective as possible. In the completion of the event, include all the point below. Give a present as a token of thanks to speakers, artists, suppliers etc. Give or send the guests a lasting reminder of the event. (photo, goody bag) Compose a press release and send it to editor of different media Evaluate the event and update the scenario where necessary for next time. Do not wait too long. The fresher the event is in the memory, the better the evaluation will be. Make a final financial report. Make a final report of the event and mention this in the newsletter. Evaluate by measuring! Calculate your Return on Investment (ROI)! According to Elling Hamso, it is pointless to organize an event without a ‘Return on Investment idea’. The ‘return’ must always yield in a profit in the long term, otherwise it is not a business event. Evaluating is measuring! Always think and organize your event from an objective and archiving that goal. Set this out is a final financial report. In the following video Hamso explains the importance of ROI at events and meeting in a few minutes. A perfect organized event with Bano Is it not feasible internally to organize your vent yourself? Bano is the event organizer that makes your event a great success in a structured way. Do you want to outsource the complete organization or are you curious about the possibilities we offer? Please contact us so that we can find a suitable solution for your situation.", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Erwin Balkema", "sameAs" : "https://www.linkedin.com/in/ebalkema/", "url" : "https://www.bano.nl/en/author/admin" }, "dateModified" : "13/04/2021", "datePublished" : "13/04/2021", "headline" : "The perfect checklist for organizing events", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 400, "url" : "https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/6104253/Imported_Blog_Media/To%20do_19x13.jpg", "width" : 750 }, "mainEntityOfPage" : "https://www.bano.nl/en/checklist-organizing-events", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://6104253.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/6104253/Bano_logo_black_engaging_audiences_2lines.jpg" }, "name" : "Bano B.V.", "url" : "www.bano.nl" } } ``` ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "articleBody" : "Wil je een zakelijk evenement organiseren en kun je hier wel enige hulp bij gebruiken? Wij geven je enkele handige tips om een onvergetelijk zakelijk evenement te realiseren. De tijd van een simpele bijeenkomst met een hapje en drankje, met op de achtergrond wat muziek, is volledig passé. We leven in een tijd waarin compleet andere maatstaven worden gehanteerd voor events dan voorheen. Maar aan welke voorwaarden dient een succesvol zakelijk evenement dan te voldoen? Hoe bezorg je je gasten een onvergetelijke ervaring? De onderstaande tips zullen je helpen bij het succesvol organiseren van een zakelijk evenement. Onderzoeken en brainstormen: Wat boeit je gasten? 1. Kies de meest ideale datum Eén van de belangrijkste aspecten bij het organiseren van een zakelijk evenement is het plannen van een datum en tijdstip. Wil je een zo hoog mogelijke opkomst? Door rekening te houden met de volgende factoren kies je het meest ideale evenemententijdstip. De dinsdag, woensdag en donderdag zijn de meest gangbare dagen voor het organiseren van een zakelijk evenement. Beweeg je je in de wereld van de kappers of detaillisten, dan is de maandag juist een geschikte dag vanwege de winkelsluiting. Het perfecte aanvangstijdstip voor een zakelijk event bestaat niet. Uiteraard kun je wel nagaan dat een landelijk event dat aanvangt om 09.00 uur in Amsterdam niet gaat werken. Datzelfde geldt voor een aanvang rond de middag-/avondspits. Kies je tijd zorgvuldig en houd rekening met waar je doelgroep vandaan komt. Een evenement met verschillende inlooptijden/tijdslots kunnen zeer handig zijn. Ook het seizoen is iets om rekening mee te houden. In de winter kan de weersgesteldheid nog wel eens tot vertraging leiden. Zorg voor een snelle, heldere communicatie mocht het onverhoopt toch afgelast moeten worden. Probeer je zakelijke evenement zoveel mogelijk buiten de vakantieperiodes te plannen. Ook bij de dagen rondom de feestdagen is zorgvuldigheid op z’n plaats. Mensen zijn vaak weg of nemen een extra vrije dag op waardoor zij verhindert zullen zijn op jouw evenement. Speciale evenementen kunnen ook een nadelige impact hebben op het percentage afwezigen tijdens jouw event. Speciale evenementen als landelijke beurzen en congressen of door concurrentie georganiseerde activiteiten kunnen zorgen voor een verminderde opkomst. Probeer hier zo accuraat mogelijk op te reageren. Ook sportevenementen moeten niet vergeten worden. Landelijk kijken mensen hier massaal naar. Wellicht interessant om tijdens jouw event naar het sportevenement te kijken. 2. Stel een duidelijk doel voor het evenement Je organiseert het evenement met een bepaald doel. Maak van dit doel een nauwkeurige doelstelling die duidelijk, meetbaar én haalbaar is. Het is belangrijk om de doelstelling naar zowel de organisatie van het evenement als naar de doelgroep te communiceren. Je organiseert het event immers om de doelstelling te behalen. Probeer belangrijke mededelingen zoveel mogelijk aan de start van het evenement te communiceren. De bezoekers zijn dan nog fris en zullen zodoende de boodschap beter ontvangen. Wat is het doel van jouw evenement? 3. Continue spanningsopbouw in de aanloop naar het evenement De periode voorafgaand aan een zakelijke evenement is minstens net zo belangrijk als het evenement zelf. De communicatie richting je doelgroep moet duidelijk, informatief en inspirerend zijn. De laatste van de drie wordt vaak vergeten. Het informatieve gedeelte is vaak wel op orde. Het schort hem echter vaak aan het inspirerende gedeelte. Maar wat wordt hier nou eigenlijk mee bedoelt? Simpelweg wil je je doelgroep in de aanloop naar het evenement steeds meer enthousiasmeren. Je wilt namelijk niet dat je gasten het evenement uiteindelijk alsnog vergeten. Maar hoe pak je dat aan? Door middel van teasers kun je de spanningsopbouw richting je evenement steeds verder opvoeren, zodat het enthousiasme niveau een absoluut toppunt bereikt wanneer het event van start gaat. Communicatie via nieuwsbrief, mail en social media (LinkedIn, Facebook etc.). Door regelmatig te communiceren naar en met je doelgroep zorg je voor een sterke betrokkenheid. Geef niet je gehele programma etc. prijs in het eerste contactmoment. Probeer dit tactisch op te bouwen zodat de doelgroep steeds nieuwsgieriger wordt naar wat er allemaal gaat komen. 4. Breng de interesses van je doelgroep/deelnemers/personeel goed in kaart Het is van belang om de interesses van je doelgroep/deelnemers/personeel van tevoren goed in kaart te brengen. Past het onderwerp goed bij je doelgroep, is het boeiend genoeg en sluit het voldoende aan op de actualiteit? Dit zijn allemaal vraagstukken die je vooraf beantwoord wilt hebben. Is dit niet het geval, dan is het aan te raden om je programma aan te passen. Probeer dit structureel aan te pakken. Je kunt hier als volgt bij te werk gaan. Zorg dat je je doelgroep goed in kaart hebt gebracht. Organiseer je het evenement voor je personeel of voor een ‘externe’ doelgroep? In welke leeftijdsrange valt je doelgroep, zijn het voornamelijk mannen, vrouwen of heb je te maken met een gezonde mix van beide? Je doelgroep en doelstelling zijn vastgesteld. Nu is het zaak om te zorgen dat je programma en de inhoud daarvan aansluit op je doelstelling. Je programma moet er wel voor zorgen dat je je doelstelling kunt halen. Wil je je doelgroep vooral educatief iets bijbrengen door inhoudelijke lezingen en presentaties of wil je een onvergetelijke indruk achter laten m.b.v. visuals etc. om te laten zien hoe de branche zich de komende 20 jaar waarschijnlijk zal ontwikkelen? Interessante content. Onderzoeken en brainstormen over het onderwerp en de inhoud van het programma. Ook inhoudelijk wil je je gasten boeien. Originaliteit, actualiteit, vernieuwing en verdieping zijn hierin sleutelfactoren. 5. Uniek en inspirerend event Jouw zakelijke event moet een onvergetelijke indruk achterlaten op de bezoekers. Afhankelijk van de opzet van het programma probeer je deze zo uniek en inspirerend mogelijk te maken. Heb je een educatief programma waarbij je je gasten een bepaalde boodschap mee wilt geven en inhoudelijk dingen bij wilt brengen? Probeer dan een spreker van naam te strikken. Een personaliteit in het vakgebied die boeiend spreekt en indruk maakt, geeft een goed signaal af naar je gasten. Geef je een interactieve invulling aan je evenement, probeer dit op een originele manier vorm te geven. Twitter Walls, sms votings en live polls zijn leuke manieren om je evenement levendig te houden en direct live te communiceren met de bezoekers. De techniek is echter een middel en geen doel op zich. Rechtstreeks de interactie aangaan met je publiek blijft altijd een succes! Organiseer je een event waarbij visuals en entertainment de main attraction is, probeer dan ook echt uit te pakken. Maak gebruik van de nieuwste av-techniek! Het effect van audio, video en licht op de sfeer gedurende een evenement is ongekend. Ongeacht de invulling van je evenement is het gebruik van goede av-techniek essentieel. Een niet werkende microfoon, een storende beamer of geluid dat niet overal in de zaal evengoed verstaan wordt zijn slechts enkele voorbeelden van factoren die een zeer negatieve lading aan een evenement kunnen geven. Dit wil je absoluut voorkomen! In zee gaan met een professionele partij op dit gebied is dan ook een must! Wij kunnen je op het gebied van av-techniek volledig ontzorgen met de nieuwste en meest innovatieve technieken. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. Inspireer je doelgroep! 6. Inspirerende locatie met diversiteit: verschillende ruimtes en podia De locatie van een zakelijk evenement is van groot belang. Niemand zit te wachten op een evenement in het saaie en bekende bedrijfspand, waar de werksfeer overheerst. Je wilt de mensen juist uit die dagelijkse ‘sleur’ halen en een onvergetelijke dag bezorgen. De uitstraling van de locatie heeft daarin een belangrijke rol. Maar dit is niet het enige waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor je zakelijke evenement. Houd ook rekening met de onderstaande factoren. Ligging van de eventlocatie. Je hebt in kaart gebracht wie je doelgroep is en waar ze vandaan komen. Zorg dat de locatie voor iedereen goed bereikbaar is. Een centrale ligging en goed bereikbaar voor mensen die met de auto of openbaar vervoer komen is belangrijk. Met dit criterium verklein je het aantal mogelijke locaties én sluit je uit dat mensen om deze redenen niet kunnen deelnemen aan het event. Capaciteit van de locatie. De locatie moet groot genoeg zijn om het aantal bezoekers te kunnen ontvangen. Maar niet alleen het aantal vierkante meters is in deze belangrijk. Houd er ook rekening mee dat de aanwezigheid van voldoende sanitair, zitplaatsen, zalen en andere fysieke ruimtes leidend zijn voor een goed verloop van het evenement. De uitstraling van je locatie en je doelgroep moet een match zijn. De bezoekers komen naar jouw zakelijke event toe. Zij hebben een bepaalde associatie bij jouw bedrijf en voelen zich daar prettig bij. Hetzelfde gevoel moeten zij hebben bij de uitstraling van de locatie. Probeer een locatie te vinden die naadloos aansluit op de sfeer die je wilt creëren tijdens je event. Faciliteiten. Zijn de faciliteiten voldoende aanwezig om je programma uit te voeren? Voldoende podia, horecagelegenheid voor een netwerkborrel, break-out ruimtes zijn belangrijke faciliteiten. Ook de aanwezigheid van licht, geluid, grote schermen en andere technische voorzieningen zijn absolute vereisten voor een professioneel event. Kosten. Ook het kostenplaatje is natuurlijk iets om rekening mee te houden. De kostenopbouw kan soms nogal verwarring scheppen. Veel locaties lijken op het eerste oog vrij voordelig. Extra tarieven voor losse diensten kunnen het alsnog vrij prijzig maken. De belangrijkste tip die we kunnen geven is: begin op tijd met het zoeken naar de perfect eventlocatie én neem hiervoor voldoende tijd! Een professionele locatie is een vereiste voor een geslaagd event. Lees hier meer over het kiezen van de perfecte locatie voor jouw zakelijke event.", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Erwin Balkema", "sameAs" : "https://www.linkedin.com/in/ebalkema/", "url" : "https://www.bano.nl/en/author/admin" }, "dateModified" : "26/01/2021", "datePublished" : "26/01/2021", "headline" : "Business events Tips!", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 400, "url" : "https://f.hubspotusercontent00.net/hubfs/6104253/Imported_Blog_Media/zakelijk-evenement-organiseren-1.jpg", "width" : 750 }, "mainEntityOfPage" : "https://www.bano.nl/en/zakelijk-evenement-organiseren", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://6104253.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/6104253/Bano_logo_black_engaging_audiences_2lines.jpg" }, "name" : "Bano B.V.", "url" : "www.bano.nl" } } ```