Discover the 6 trends for the corporate events industry here
Over the past two years, we have made a U-turn from ‘on site’ to ‘from home’ and have...
Wil je een zakelijk evenement organiseren en kun je hier wel enige hulp bij gebruiken? Wij geven je enkele handige tips om een onvergetelijk zakelijk evenement te realiseren.
De tijd van een simpele bijeenkomst met een hapje en drankje, met op de achtergrond wat muziek, is volledig passé. We leven in een tijd waarin compleet andere maatstaven worden gehanteerd voor events dan voorheen. Maar aan welke voorwaarden dient een succesvol zakelijk evenement dan te voldoen? Hoe bezorg je je gasten een onvergetelijke ervaring? De onderstaande tips zullen je helpen bij het succesvol organiseren van een zakelijk evenement.
Onderzoeken en brainstormen: Wat boeit je gasten?
Eén van de belangrijkste aspecten bij het organiseren van een zakelijk evenement is het plannen van een datum en tijdstip. Wil je een zo hoog mogelijke opkomst? Door rekening te houden met de volgende factoren kies je het meest ideale evenemententijdstip.
Je organiseert het evenement met een bepaald doel. Maak van dit doel een nauwkeurige doelstelling die duidelijk, meetbaar én haalbaar is. Het is belangrijk om de doelstelling naar zowel de organisatie van het evenement als naar de doelgroep te communiceren. Je organiseert het event immers om de doelstelling te behalen. Probeer belangrijke mededelingen zoveel mogelijk aan de start van het evenement te communiceren. De bezoekers zijn dan nog fris en zullen zodoende de boodschap beter ontvangen.
Wat is het doel van jouw evenement?
De periode voorafgaand aan een zakelijke evenement is minstens net zo belangrijk als het evenement zelf. De communicatie richting je doelgroep moet duidelijk, informatief en inspirerend zijn. De laatste van de drie wordt vaak vergeten. Het informatieve gedeelte is vaak wel op orde. Het schort hem echter vaak aan het inspirerende gedeelte. Maar wat wordt hier nou eigenlijk mee bedoelt? Simpelweg wil je je doelgroep in de aanloop naar het evenement steeds meer enthousiasmeren. Je wilt namelijk niet dat je gasten het evenement uiteindelijk alsnog vergeten. Maar hoe pak je dat aan?
Het is van belang om de interesses van je doelgroep/deelnemers/personeel van tevoren goed in kaart te brengen. Past het onderwerp goed bij je doelgroep, is het boeiend genoeg en sluit het voldoende aan op de actualiteit? Dit zijn allemaal vraagstukken die je vooraf beantwoord wilt hebben. Is dit niet het geval, dan is het aan te raden om je programma aan te passen. Probeer dit structureel aan te pakken. Je kunt hier als volgt bij te werk gaan.
Jouw zakelijke event moet een onvergetelijke indruk achterlaten op de bezoekers. Afhankelijk van de opzet van het programma probeer je deze zo uniek en inspirerend mogelijk te maken. Heb je een educatief programma waarbij je je gasten een bepaalde boodschap mee wilt geven en inhoudelijk dingen bij wilt brengen? Probeer dan een spreker van naam te strikken. Een personaliteit in het vakgebied die boeiend spreekt en indruk maakt, geeft een goed signaal af naar je gasten.
Geef je een interactieve invulling aan je evenement, probeer dit op een originele manier vorm te geven. Twitter Walls, sms votings en live polls zijn leuke manieren om je evenement levendig te houden en direct live te communiceren met de bezoekers. De techniek is echter een middel en geen doel op zich. Rechtstreeks de interactie aangaan met je publiek blijft altijd een succes!
Organiseer je een event waarbij visuals en entertainment de main attraction is, probeer dan ook echt uit te pakken. Maak gebruik van de nieuwste av-techniek! Het effect van audio, video en licht op de sfeer gedurende een evenement is ongekend. Ongeacht de invulling van je evenement is het gebruik van goede av-techniek essentieel. Een niet werkende microfoon, een storende beamer of geluid dat niet overal in de zaal evengoed verstaan wordt zijn slechts enkele voorbeelden van factoren die een zeer negatieve lading aan een evenement kunnen geven. Dit wil je absoluut voorkomen! In zee gaan met een professionele partij op dit gebied is dan ook een must! Wij kunnen je op het gebied van av-techniek volledig ontzorgen met de nieuwste en meest innovatieve technieken. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
Inspireer je doelgroep!
De locatie van een zakelijk evenement is van groot belang. Niemand zit te wachten op een evenement in het saaie en bekende bedrijfspand, waar de werksfeer overheerst. Je wilt de mensen juist uit die dagelijkse ‘sleur’ halen en een onvergetelijke dag bezorgen. De uitstraling van de locatie heeft daarin een belangrijke rol. Maar dit is niet het enige waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor je zakelijke evenement. Houd ook rekening met de onderstaande factoren.
De belangrijkste tip die we kunnen geven is: begin op tijd met het zoeken naar de perfect eventlocatie én neem hiervoor voldoende tijd! Een professionele locatie is een vereiste voor een geslaagd event. Lees hier meer over het kiezen van de perfecte locatie voor jouw zakelijke event.
Erwin Balkema owner of Bano Can we also help you realize a successful event or exhibition participation online or hybrid? Bano Event Technology
Over the past two years, we have made a U-turn from ‘on site’ to ‘from home’ and have...
Hybrid events will become indispensable in the future. Taking digital developments. But right...
Estimating your event is not easy. How exactly does it work? For a realistic budget it is...