Checklist techniek congres MartiniPlaza

Checklist techniek voor een congres in MartiniPlaza

Organiseer je een congres, symposium, seminar, kennisdag, medisch congres, wetenschappelijk congres of zakelijke conferentie in MartiniPlaza Groningen? Dan helpt een goede technische checklist om op tijd duidelijk te krijgen wat nodig is voor AV, geluid, licht, schermen, livestreaming, opname, congresregie, break-outzalen, sponsorzones en technische crew.

Bano Event Technology ondersteunt organisatoren met technische productie voor congressen in MartiniPlaza. Deze checklist helpt je om de juiste vragen te stellen voordat de technische voorbereiding begint.

Bano is geen eigenaar of boekingspartij van MartiniPlaza. Wij zijn de aanvullende technische productiepartner voor organisatoren, PCO’s en eventbureaus die hun congres in MartiniPlaza professioneel willen laten verlopen.

Waarom deze checklist belangrijk is

Veel technische problemen ontstaan niet op de congresdag zelf, maar in de voorbereiding. Er is te laat duidelijk welke zalen worden gebruikt, hoeveel sprekers er zijn, welke presentaties moeten draaien, of er een livestream komt en welke sponsors technische wensen hebben.

Met deze checklist krijg je eerder overzicht. Daardoor kan de techniek beter worden afgestemd op het programma, de sprekers, de online kijkers, de break-outsessies en de sponsorzone.

1. Basisgegevens van het congres

Begin met de basis. Deze informatie bepaalt hoeveel technische voorbereiding nodig is.

Wat is de datum van het congres?
Hoeveel deelnemers worden verwacht?
Welke zalen of ruimtes in MartiniPlaza worden gebruikt?
Is er alleen een plenair programma of ook break-outsessies?
Hoeveel sprekers zijn er?
Is er een dagvoorzitter, moderator of host?
Zijn er panels, Q&A’s of interactieve onderdelen?
Is het programma Nederlands, Engels of meertalig?
Is het congres alleen fysiek of ook online te volgen?
Is er een sponsorzone, partnerplein of beursvloer?

2. Plenaire zaal en podiumprogramma

De plenaire zaal is vaak het belangrijkste onderdeel van het congres. Hier moeten verstaanbaarheid, zichtbaarheid, timing en regie goed kloppen.

Hoeveel mensen zitten in de plenaire zaal?
Is er een podium of presentatiesetting nodig?
Hoeveel sprekers staan tegelijk op het podium?
Zijn er panelgesprekken of interviews?
Zijn er video’s, leader, intro’s of sponsorvermeldingen?
Zijn er extra schermen of confidence monitors nodig?
Is er podiumlicht of camera-ready licht nodig?
Wie start presentaties, video’s en andere onderdelen?
Is er een technisch draaiboek of cue sheet nodig?
Wie begeleidt de dagvoorzitter technisch?

3. Geluid en microfoons

Goed geluid is essentieel. Niet alleen voor de zaal, maar ook voor livestreaming, opname en online deelnemers.

Hoeveel sprekers hebben een microfoon nodig?
Zijn er handmicrofoons, dasspeldmicrofoons of headsetmicrofoons nodig?
Zijn er microfoons nodig voor panelleden?
Moeten vragen uit de zaal versterkt worden?
Zijn er online vragen die in de zaal hoorbaar moeten zijn?
Wordt het geluid ook gebruikt voor opname of livestreaming?
Is er muziek, video-audio of een intro nodig?
Wie bewaakt het geluidsniveau tijdens het programma?

4. Presentaties, laptops en video’s

Presentaties veroorzaken vaak stress op de congresdag. Voorkom dat door bestanden en techniek vooraf goed te organiseren.

Hoe leveren sprekers hun presentatie aan?
Worden presentaties centraal verzameld?
Is er een vaste presentatielaptop of gebruiken sprekers eigen laptops?
Zijn er video’s in presentaties verwerkt?
Zijn er speciale lettertypes, animaties of software nodig?
Moeten presentaties vooraf technisch getest worden?
Is er een speaker ready room of presentatiedesk nodig?
Wie helpt sprekers vlak voor hun sessie?
Zijn er medische beelden, onderzoeksdata, dashboards of demo’s?
Moet het presentatiebeeld ook in de livestream of opname komen?

5. Livestreaming en opname

Niet ieder congres hoeft live te worden uitgezonden. Maar als online kijkers of terugkijkers belangrijk zijn, moet de livestream of opname vanaf het begin worden meegenomen in het technische plan.

Moet het congres live worden uitgezonden?
Welke onderdelen moeten live zijn?
Welke onderdelen moeten worden opgenomen?
Op welk platform moet de livestream zichtbaar zijn?
Zijn er online deelnemers of alleen terugkijkers?
Zijn er remote speakers?
Moeten online kijkers vragen kunnen stellen?
Moet de opname later worden gemonteerd?
Zijn er sponsorlogo’s, titels of lower thirds nodig?
Is toestemming van sprekers geregeld voor opname en publicatie?

6. Break-outsessies en parallelle zalen

Bij break-outsessies moet elke zaal technisch kloppen. Dat vraagt om voorbereiding per ruimte.

Hoeveel break-outzalen worden gebruikt?
Hoeveel sessierondes zijn er?
Hoeveel sprekers zijn er per zaal?
Heeft elke zaal scherm, geluid en microfoon nodig?
Worden sessies opgenomen of gestreamd?
Zijn er remote speakers in break-outzalen?
Moeten presentaties per zaal vooraf worden getest?
Is per zaal vaste technische crew nodig?
Is gedeelde technische ondersteuning voldoende?
Wie lost technische vragen op tijdens zaalwissels?

7. Congresregie en showflow

Bij een professioneel congres moet iemand de technische flow bewaken. Dat geldt vooral bij veel sprekers, livestreaming, panels, video’s en korte wissels.

Is er een technisch draaiboek?
Wie cue’t video’s, presentaties en programmawissels?
Wie communiceert met de dagvoorzitter?
Wie begeleidt sprekers naar het podium?
Wie bewaakt microfoonwissels?
Wie schakelt camera’s of presentatiebeelden?
Wie heeft contact met de livestreamregie?
Wie beslist bij last-minute wijzigingen?
Is er een technisch aanspreekpunt voor de organisator?

8. Sponsorzone, partnerplein en beursvloer

Sponsors en partners hebben vaak eigen technische wensen. Verzamel die vroeg, zodat de sponsorzone niet op het laatste moment technisch ingewikkeld wordt.

Hoeveel sponsors, partners of exposanten zijn er?
Is er een sponsorzone, partnerplein of beursvloer?
Hebben partners schermen of AV nodig?
Zijn er productdemo’s of softwaredemo’s?
Is er extra verlichting nodig?
Zijn er sponsorwanden, logo’s of signing nodig?
Welke stroompunten zijn nodig?
Moet de uitstraling uniform zijn?
Zijn er kleine presentatieplekken of demo corners?
Wie verzamelt en controleert de wensen van sponsors?

9. Internationale sprekers en remote deelnemers

Bij internationale congressen is technische communicatie extra belangrijk. Sprekers moeten duidelijke instructies krijgen en remote bijdragen moeten vooraf worden getest.

Zijn er internationale sprekers?
Zijn er remote speakers?
Moet technische afstemming in het Engels?
Worden remote sprekers vooraf getest?
Hoe worden remote sprekers zichtbaar in de zaal?
Hoe horen remote sprekers vragen uit de zaal?
Is er online Q&A?
Zijn er tijdzoneverschillen om rekening mee te houden?

10. Opbouw, testen en afbouw

De kwaliteit van het congres wordt vaak bepaald door de tijd die beschikbaar is voor opbouw en testen.

Wanneer is de zaal beschikbaar voor opbouw?
Wanneer kunnen techniek en presentaties worden getest?
Is er een repetitie met dagvoorzitter of sprekers?
Wanneer worden sponsorstands opgebouwd?
Wanneer moeten livestream en opname getest zijn?
Is er voldoende tijd tussen opbouw en ontvangst?
Wanneer moet alles afgebouwd zijn?
Wie stemt af met MartiniPlaza over logistiek en techniek?

Wanneer is extra technische productie verstandig?

Extra technische productie is vooral verstandig wanneer het congres meer vraagt dan standaard zaaltechniek.

het congres heeft meerdere sprekers, panels of programmawissels
het programma gebruikt meerdere zalen of break-outsessies
het congres wordt opgenomen of gelivestreamd
er zijn remote speakers of online deelnemers
er zijn sponsorzones, demo-opstellingen of partnerpleinen
presentaties en video’s moeten strak worden begeleid
de organisator wil technische verantwoordelijkheid uit handen geven

Wanneer is standaard locatietechniek waarschijnlijk genoeg?

Voor een kleine of eenvoudige bijeenkomst kan standaard locatietechniek voldoende zijn.

er is één zaal
er is één eenvoudige presentatievorm
er zijn weinig sprekers
er is geen livestream of opname nodig
er zijn geen remote speakers
er zijn geen sponsorstands met technische wensen

Waarom Bano bij deze checklist?

Bano Event Technology is gevestigd in Groningen en ondersteunt organisaties met technische productie voor congressen, zakelijke evenementen, livestreams, AV-producties, sponsorzones, standbouw en hybride bijeenkomsten.

Deze checklist is gemaakt voor organisatoren die vroeg overzicht willen krijgen over de technische kant van een congres in MartiniPlaza.

Bano kan helpen om de antwoorden op deze checklist te vertalen naar een praktisch technisch plan voor AV, livestreaming, opname, congresregie, break-outzalen, sponsorzones en technische crew.

Gerelateerde MartiniPlaza-pagina’s

Gerelateerde Bano-pagina’s

Veelgestelde vragen

Waar moet ik technisch aan denken bij een congres in MartiniPlaza?

Denk aan AV, geluid, microfoons, schermen, presentaties, livestreaming, opname, break-outzalen, congresregie, sponsorzones, remote speakers en technische crew.

Wanneer heb ik extra technische productie nodig?

Extra technische productie is verstandig wanneer het congres meerdere zalen, veel sprekers, livestreaming, opname, sponsorzones, remote speakers of complexe programmawissels heeft.

Kan Bano helpen met technische voorbereiding?

Ja. Bano kan helpen met technische inventarisatie, draaiboekafstemming, presentatiecontrole, livestreamtests, speaker support en voorbereiding van sponsorzones.

Is Bano verbonden aan MartiniPlaza?

Bano is geen eigenaar of boekingspartij van MartiniPlaza. Wij ondersteunen organisatoren die daar een congres organiseren met aanvullende technische productie en eventtechniek.

Kan Bano ook livestreaming en opname verzorgen?

Ja. Bano kan livestreaming en opname verzorgen met camera’s, geluid, licht, presentatiecapture, beeldregie, streamingtechniek en technische crew.

Kan Bano ook sponsorzones of partnerpleinen ondersteunen?

Ja. Bano kan sponsorzones, partnerpleinen en demo-opstellingen ondersteunen met standbouw, AV, schermen, verlichting, signing en technische crew.

Checklist besproken en technische hulp nodig?

Heb je de technische checklist voor je congres in MartiniPlaza ingevuld en wil je weten wat aanvullend nodig is? Deel de datum, het programma, de zalen, het aantal deelnemers, de sprekers en de online wensen. Bano denkt mee over AV, livestreaming, opname, congresregie, break-outzalen, sponsorzones en technische crew.

Neem contact op met Bano