Medewerkers zoeken te lang naar een vrije ruimte
Het is niet direct zichtbaar welke ruimte vrij is, hoeveel plekken er zijn en of een ruimte geschikt is voor het overleg.
Room booking en vergaderruimte reserveren
Maak direct zichtbaar welke vergaderruimte beschikbaar is
Zoeken naar een vrije ruimte, dubbel geboekte kamers en vergaderingen die niet doorgaan kosten onnodig tijd. Bano helpt organisaties met room booking en bezettingsinformatie die medewerkers direct begrijpen en eenvoudig kunnen gebruiken.
Herkenbare situaties
Wanneer vergaderruimtes er wel zijn, maar niet prettig worden gebruikt
Een volle agenda betekent niet altijd dat alle ruimtes daadwerkelijk bezet zijn. Medewerkers lopen regelmatig langs een lege, maar gereserveerde kamer. Of zij zoeken lang naar een plek omdat niet duidelijk is waar nog ruimte beschikbaar is.
Vergaderruimtes staan leeg terwijl ze gereserveerd zijn
Een afspraak gaat niet door of deelnemers vergaderen ergens anders, maar de ruimte blijft voor anderen geblokkeerd.
Ruimtes worden verkeerd gebruikt
Een kleine kamer wordt bezet door een grote groep of een ruimte zonder hybride voorzieningen wordt gekozen voor een online overleg.
Facility en IT missen inzicht in gebruik
Er is weinig overzicht van bezetting, knelpunten en de vraag of er genoeg van het juiste type ruimte beschikbaar is.
Eerst kijken naar de werkpraktijk
Room booking werkt alleen wanneer het aansluit op hoe mensen plannen
De techniek is niet het uitgangspunt. Bano kijkt eerst naar uw ruimtes, agenda's, looproutes en de manier waarop medewerkers vergaderen. Daarna bepalen we welke schermen, koppelingen en bediening passen.
- Hoe medewerkers nu ruimtes reserveren en vinden
- Welke soorten vergaderruimtes er zijn en waarvoor ze worden gebruikt
- Of beschikbare ruimte direct zichtbaar moet zijn bij de deur
- Welke agenda- of workplace omgeving de organisatie gebruikt
- Wie room booking beheert: IT, facility, office management of workplace team
- Of room booking moet aansluiten op meerdere locaties of een kantoorverbouwing
Praktisch gebruik per ruimte
Van vergaderzaal bij de deur tot overzicht voor het hele kantoor
Room booking kan klein beginnen met een paar ruimtes of worden opgenomen in een bredere aanpak voor vergaderen, werkplekken en meerdere locaties.
Direct zien of de ruimte vrij is
Een display bij de deur maakt zichtbaar of de ruimte beschikbaar is, bezet is of binnenkort vrijkomt. Dat voorkomt onderbrekingen en onnodig zoeken.
- Beschikbaarheid op de plek waar medewerkers beslissen
- Duidelijkheid voor bezoekers en collega’s
- Geschikt voor kleine en grote vergaderruimtes
De juiste ruimte kiezen voor het juiste overleg
Bij het reserveren kan duidelijk worden welke ruimte past bij het aantal deelnemers, hybride overleg, presentatiebehoefte of gewenste faciliteiten.
- Minder kans op een verkeerde ruimtekeuze
- Betere inzet van hybride vergaderruimtes
- Duidelijkheid over capaciteit en voorzieningen
Zie waar de vraag en de knelpunten zitten
Een goede aanpak helpt facility, IT en management om te begrijpen welke ruimtetypes schaars zijn en waar gebruik of inrichting beter kan.
- Inzicht in bezetting en gebruikspatronen
- Gerichter besluiten over uitbreiding of herinrichting
- Meer overzicht bij meerdere locaties
Zo pakt Bano dit aan
Van eerste ruimte tot een werkbare standaard
U hoeft niet direct het hele kantoor te veranderen. Vaak is een pilot met een aantal vergaderruimtes een goede eerste stap om gebruikerservaring, techniek en beheer goed op elkaar af te stemmen.
Breng de ruimtes en de huidige werkwijze in beeld
We kijken naar soorten ruimtes, bezetting, huidige reserveringsmethode en de belangrijkste frustraties voor medewerkers of beheer.
Kies een praktische oplossing voor gebruikers en beheer
We stemmen displays, koppelingen, montage en beheer af op de manier waarop uw organisatie werkt.
Installeer, test en leg het gebruik duidelijk uit
Bano verzorgt de praktische uitvoering en helpt zorgen dat medewerkers, facility en IT weten hoe de oplossing werkt.
Voor een eerste room booking advies
Dit willen we graag weten over uw vergaderruimtes
U hoeft geen technische specificaties op te sturen. Een korte omschrijving, plattegrond of foto van de ruimtes geeft vaak al genoeg informatie voor een eerste richting.
Hoeveel vergaderruimtes zijn er?
Vermeld ook welke ruimtes het meest worden gebruikt, moeilijk te vinden zijn of vaak verkeerd worden gereserveerd.
Hoe reserveren medewerkers nu een ruimte?
Bijvoorbeeld via agenda, receptie, een apart systeem, mondelinge afspraken of helemaal niet.
Welke problemen komen het vaakst voor?
Denk aan dubbel boekingen, no-shows, zoeken naar ruimte, verkeerde ruimtekeuze of onduidelijke bezetting.
Welke agenda- of workplace omgeving gebruiken jullie?
Deze informatie helpt om te bekijken welke koppelingen of werkwijze passend kunnen zijn.
Zijn er plannen voor verbouwing, verhuizing of uitbreiding?
Dan kunnen displays, stroom, data en montage direct goed worden meegenomen in de voorbereiding.
Gaat het om één kantoor of meerdere locaties?
Bij meerdere vestigingen kan Bano helpen om room booking herkenbaar en beheersbaar te standaardiseren.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over room booking op kantoor
Wat is room booking?
Room booking is een oplossing waarmee medewerkers vergaderruimtes kunnen reserveren en zien of een ruimte beschikbaar, bezet of binnenkort vrij is.
Kan room booking aansluiten op onze agenda's?
Dat kan vaak worden onderzocht. Bano kijkt samen met uw IT- of workplace team naar de gewenste koppelingen, gebruikers en manier van werken.
Hebben we bij iedere vergaderruimte een display nodig?
Niet altijd. De gewenste zichtbaarheid, het aantal ruimtes, de looproutes en de manier waarop medewerkers reserveren bepalen welke combinatie van displays, software en informatievoorziening passend is.
Kan room booking ook helpen bij meerdere kantoorlocaties?
Ja. Een gezamenlijke aanpak kan helpen om vergelijkbare ruimtes, gebruik en bezettingsinformatie op meerdere locaties herkenbaar en beheersbaar te maken.
Vrijblijvend eerste overleg
Maak vergaderruimtes beter vindbaar en eenvoudiger te gebruiken
Stuur een korte omschrijving, plattegrond of foto van uw vergaderverdieping. Bano beoordeelt welke informatie nog nodig is en geeft een eerste richting voor room booking, installatie en kosten.