Medewerkers weten niet waar zij kunnen zitten
Werkplekken lijken bezet, terwijl iemand alleen even koffie haalt of later die dag pas op kantoor komt.
Werkplekreservering en flex office
Maak flexwerken overzichtelijk zonder dat medewerkers hoeven te zoeken
In een flexibel kantoor is niet iedere werkplek iedere dag bezet. Toch willen medewerkers bij binnenkomst snel weten waar zij kunnen werken, bij hun team kunnen zitten of een plek met de juiste voorzieningen kunnen vinden. Bano helpt met werkplekreservering die past bij uw kantoor en dagelijkse werkwijze.
Herkenbare situaties
Wanneer flexwerken meer zoekwerk dan vrijheid oplevert
Een flexibel kantoor werkt alleen prettig wanneer medewerkers weten waar zij terechtkunnen. Zonder duidelijke afspraken of inzicht in beschikbaarheid kan een ochtend op kantoor juist beginnen met zoeken, verplaatsen en onnodige onrust.
Teams willen op dezelfde dagen samenwerken
Collega's willen bij elkaar kunnen zitten, maar weten niet of er voldoende plekken in dezelfde zone beschikbaar zijn.
Speciale werkplekken zijn lastig te vinden
Een rustige plek, aanlandplek, werkplek met extra scherm of een plek nabij een team is niet direct zichtbaar of eenvoudig te reserveren.
Facility mist inzicht in werkelijk gebruik
De organisatie weet niet goed welke zones druk zijn, waar werkplekken structureel leegstaan of waar juist capaciteit ontbreekt.
Eerst de werkdag begrijpen
Werkplekreservering werkt alleen wanneer het aansluit op uw kantoorritme
De beste oplossing begint niet bij software of hardware. Bano kijkt eerst naar wie wanneer op kantoor werkt, welke werkplekken er zijn en welke afspraken nodig zijn om flexibel werken prettig te houden.
- Hoeveel medewerkers op welke dagen op kantoor werken
- Welke typen werkplekken en zones beschikbaar zijn
- Of teams bij elkaar moeten kunnen zitten
- Welke plekken extra voorzieningen of een specifieke functie hebben
- Wie de werkplekken, zones en afspraken beheert
- Of de oplossing moet aansluiten op vergaderruimtebooking en meerdere locaties
Praktische toepassingen
Meer overzicht voor medewerkers en meer grip voor de organisatie
Werkplekreservering kan klein beginnen met een afdeling, flexzone of nieuw kantoor. Daarna kan de oplossing worden uitgebreid naar meerdere verdiepingen, teams of locaties.
Vind vooraf een passende werkplek
Medewerkers kunnen een plek kiezen die past bij hun werkdag, team, gewenste voorzieningen of locatie.
- Minder zoeken bij aankomst
- Meer zekerheid voor hybride werkdagen
- Duidelijkheid over beschikbare zones
Werk makkelijker samen op kantoor
Teams kunnen hun kantoordagen beter afstemmen en bij elkaar zitten wanneer samenwerken, overleg of kennisdeling centraal staat.
- Meer kans om samen in dezelfde zone te werken
- Betere balans tussen concentratie en samenwerking
- Praktisch bij wisselende aanwezigheid
Maak gebruik van kantoorruimte beter inzichtelijk
Een goede workplace aanpak kan helpen om te begrijpen waar capaciteit ontbreekt, welke zones anders ingericht kunnen worden en waar uitbreiding nodig is.
- Meer inzicht in gebruik van werkplekken
- Gerichter plannen bij groei of krimp
- Onderbouwde keuzes bij verbouwing of verhuizing
Samenhang met andere kantooroplossingen
Werkplekreservering werkt sterker als onderdeel van een groter geheel
In veel kantoren hangt werkplekreservering samen met vergaderruimtebooking, hybride vergaderen, digitale informatie en een duidelijke indeling van werkzones. Bano helpt om die onderdelen logisch op elkaar te laten aansluiten.
Werkplekken en zones overzichtelijk maken
Breng in kaart welke werkplekken er zijn, welke functies zij hebben en waar medewerkers het meest behoefte aan hebben.
Reserveren en informatie zichtbaar maken
Maak het voor medewerkers duidelijk waar zij kunnen reserveren, welke plekken beschikbaar zijn en welke afspraken gelden.
Koppel waar passend met ruimtes en communicatie
Werkplekreservering kan aansluiten op room booking, narrowcasting of een bredere workplace aanpak voor meerdere locaties.
Voor een eerste workplace advies
Dit willen we graag weten over uw flex office vraag
U hoeft geen volledig bezettingsonderzoek te hebben gedaan. Met een korte omschrijving van uw kantoor, werkplekken en belangrijkste uitdaging kan Bano vaak al een eerste richting geven.
Hoeveel medewerkers werken er op kantoor?
Een globale indicatie van het totaal en de gemiddelde aanwezigheid per dag helpt om de situatie te begrijpen.
Hoeveel werkplekken en zones zijn er?
Beschrijf bijvoorbeeld vaste werkplekken, flexplekken, concentratiezones, aanlandplekken en teamzones.
Wat gaat er nu het vaakst mis?
Denk aan zoeken, onduidelijke bezetting, geen plek bij het team, ongebruikte zones of onrust op drukke dagen.
Zijn er speciale typen werkplekken?
Bijvoorbeeld plekken met extra schermen, rustige zones, belplekken, rolstoeltoegankelijke werkplekken of vaste teamplekken.
Welke systemen gebruiken jullie al?
Bijvoorbeeld agenda's, room booking, werkplekbeheer, digitale plattegronden of een intern portaal.
Zijn er plannen voor een nieuwe inrichting of locatie?
Dan kunnen werkplekzones, displays, stroom, data en reservering direct goed worden meegenomen in het ontwerp.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over werkplekreservering en flex office
Wat is werkplekreservering?
Werkplekreservering is een oplossing waarmee medewerkers vooraf of op kantoor een beschikbare werkplek kunnen vinden en reserveren.
Wanneer is flex office met werkplekreservering zinvol?
Het kan zinvol zijn wanneer medewerkers niet iedere dag op kantoor zijn, werkplekken gedeeld worden, teams op wisselende dagen aanwezig zijn of de organisatie meer inzicht wil krijgen in het gebruik van kantoorruimte.
Kunnen werkplekreservering en room booking samen worden gebruikt?
Ja. Werkplekreservering en room booking kunnen samen onderdeel zijn van een bredere workplace aanpak voor medewerkers, vergaderruimtes en kantoorlocaties.
Moeten alle werkplekken hetzelfde zijn voor een reserveringssysteem?
Nee. Werkplekken kunnen worden ingedeeld op type, voorzieningen, locatie of beschikbaarheid. Zo kunnen medewerkers een plek kiezen die past bij hun werkdag.
Vrijblijvend eerste overleg
Maak van flexwerken een duidelijke en prettige werkdag
Stuur een korte omschrijving, plattegrond of foto van uw kantoor. Bano beoordeelt welke informatie nog nodig is en geeft een eerste richting voor werkplekreservering, inrichting en kosten.