Bano Eventcasting
Digitale signing voor je congres voorbereiden
Een duidelijk programma op de schermen begint met goede voorbereiding. Welke zalen gebruik je, waar kiezen bezoekers hun route en wie verwerkt een wijziging? Deze gids helpt organisatoren en locaties om die informatie bij elkaar te brengen.
Bano levert Eventcasting met schermen en software voor congressen in heel Europa. We richten ons op 6 tot 10 gelijktijdig gebruikte zalen, plus foyer- en routeschermen. Bano zet programma, tijdschema en huisstijl klaar. Tijdens het congres verwerkt jouw team wijzigingen.
Bespreek je congres of locatie
Vrijblijvend een passende oplossing en kostenindicatie.
Begin bij de route van de bezoeker
Pak de plattegrond erbij en volg de route vanaf de entree. Markeer ontvangst, plenaire zaal, breakouts, pauzeplekken en belangrijke splitsingen. Waar heeft iemand een totaaloverzicht nodig en waar alleen een zaalnaam met een pijl?
Zes zalen vragen niet vanzelf om zes schermen. De foyer en routepunten kunnen aanvullende displays nodig hebben. Noteer ook welke schermen al aanwezig zijn.
Maak één gecontroleerd programmaoverzicht
Een conceptprogramma is voldoende om te beginnen. Gebruik consistente zaalnamen en vermeld de lokale datum en tijd. Een bruikbaar overzicht bevat bijvoorbeeld:
- Sessietitel en eventuele spreker.
- Begintijd en eindtijd.
- Zaal of zone.
- Eventuele taal of aanvullende bezoekersinformatie.
Dit zijn voorbeelden van gegevens. We spreken samen het aanleverformaat af. Benoem wie de actuele versie beheert en hoe wijzigingen ook in de congresapp of op de website worden verwerkt.
Loop de opstelling met de locatie na
Betrek de locatie en de aanwezige AV-partner bij het schermplan. Bano kan Eventcasting zelfstandig verzorgen wanneer een andere partij geluid, licht of presentatietechniek levert. Bespreek samen:
- Schermposities, zichtlijnen en beschikbare loopruimte.
- Stroompunten, netwerkverbindingen en kabelroutes.
- Toegang voor leveranciers, laden en lossen, opbouw en afbouw.
- Aanwezige schermen en toestemming om die te gebruiken.
Bano beoordeelt vooraf welke bestaande apparatuur geschikt is. Plaatsing en technische uitvoering worden per locatie afgestemd.
Verzamel huisstijl en sponsorafspraken
Lever logo’s, huisstijl en gewenste talen aan. De inhouse vormgever van Bano kan herbruikbare templates opmaken. Spreek af wie teksten en vertalingen goedkeurt.
Noteer voor bestaande sponsors welke uiting op welke schermgroep en in welk tijdblok hoort. Bepaal ook of een sponsorblok bij uitloop op de vaste kloktijd blijft staan of met een programmadeel moet meeschuiven. Programma en route moeten leesbaar blijven.
Verdeel de voorbereiding en bediening
Bano verwerkt de afgesproken inhoud, richt de planning en templates in en geeft instructie. De organisator of locatie wijst iemand aan die tijdens het congres wijzigingen bijhoudt. Leg vast:
- Wie beslist over een tijdwijziging of zaalwissel.
- Wie de wijziging invoert en op de schermen controleert.
- Wie beschikbaar is als vervanger en hoe ondersteuning wordt ingeschakeld.
Gewenste technische ondersteuning en eventuele inhoudelijke bediening door Bano worden vooraf afgesproken.
Plan een controle vóór de ontvangst
Spreek momenten af voor aanlevering, goedkeuring, opbouw en instructie. Die planning volgt uit het congres en de mogelijkheden van de locatie.
Laat de aangewezen medewerker een tijdwijziging en zaalwissel uitvoeren. Controleer het foyeroverzicht, relevante routepunten en beide zaaldeuren. Bij de oude zaal moet de nieuwe bestemming duidelijk zijn. Bekijk ook de sponsorblokken, lange titels en andere talen op de werkelijke schermen.
Bespreek onderbreking en herstel
Bij internetuitval blijft vooraf geladen informatie volgens de opgeslagen planning afspelen, zolang de schermen en spelers stroom hebben. Voor nieuwe wijzigingen op afstand is een werkende verbinding nodig. Spreek af hoe je controleert of alle schermen de laatste wijziging hebben ontvangen.
Neem ook een herstart mee in de controle: komt de juiste inhoud terug en klopt de lokale tijd? Leg vast wie bij een probleem contact opneemt en welke ondersteuning beschikbaar is.
Voor locaties met terugkerende congressen
Maak een vaste basis van zaalnamen, schermposities en contactpersonen. Per congres voeg je het programma, de huisstijl en sponsorafspraken toe. Spreek af wie de inhoud vrijgeeft en wie na afloop de volgende inrichting klaarzet.
Bano bekijkt met je of huren, een vaste installatie of een combinatie past. Lees meer over Eventcasting voor congreslocaties.
Verder over Eventcasting
Een passende opstelling en kostenplaatje
Organiseer je een congres? Deel de datum, locatie en het aantal zalen voor zover bekend. Beheer je een locatie? Vertel ons over de zalen en hoe vaak je congressen ontvangt.
Een conceptprogramma of plattegrond helpt, maar is niet nodig om het gesprek te starten. Bano denkt vrijblijvend mee en geeft een voorstel met de opstelling, werkzaamheden en kosten.
Liever een formulier? Vraag een begroting aan. Je kunt ook bellen: +31 85 40 18 251.
Bano B.V. · Groningen · info@bano.nl